Retención en la fuente en Colombia: guía práctica para empresas en 2025

La retención en la fuente en Colombia, además de ser un deber tributario, es una responsabilidad estratégica que todas las empresas deben optimizar para operar dentro del marco legal y evitar sanciones. 

Es fundamental que los equipos contables y de nómina estén actualizados y cuenten con herramientas que les faciliten este proceso en el 2025, teniendo en cuenta los cambios en las tarifas, umbrales y obligaciones.

En esta guía te contamos qué es la retención en la fuente, cómo calcularla, qué obligaciones deben cumplir las empresas y cuáles son los topes que deben retenerse durante el año en curso. Contar con esta información te ayudará a evitar errores comunes que implican tiempo y dinero.

¿Qué es la retención en la fuente en Colombia?

La retención de la fuente en Colombia es un mecanismo mediante el cual se realiza el descuento de un porcentaje del pago que recibe una persona o empresa, esto con el objetivo de anticipar el pago del impuesto que le corresponde. Este monto debe ser reportado y consignado ante la DIAN.

Ten en cuenta que este valor no representa un impuesto adicional, sino una forma de pago anticipado del impuesto sobre la renta, IVA, ICA y otros tributos. De esta manera, el Estado logra controlar la evasión fiscal de una manera más eficiente.

¿Qué deben saber las empresas sobre la retención en la fuente en Colombia?

En este mecanismo de anticipación de impuestos, la empresa actúa como un agente retenedor, es decir que deberá descontar un porcentaje del pago que se realiza a terceros (incluidos empleados) y consignar directamente a la DIAN.

Este sistema aplica para pagos por salarios, servicios, compras, arriendos, honorarios, entre otros. Esta retención es muy relevante ya que su ejecución impacta directamente la operación contable y administrativa de la organización.

¿Qué es un agente retenedor en Colombia?

Un agente retenedor es la persona natural o jurídica que está obligada a descontar un porcentaje del pago que realiza a un tercero y consignarlo a la DIAN. Es decir que actúa como intermediario entre el contribuyente y el Estado.

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¿Quiénes están obligados a ejercer la retención en la fuente en Colombia?

Toda empresa o persona natural que supere los topes definidos por la Ley (30.000 UVT de ingresos o patrimonio) está obligada a ser un agente retenedor. Por lo tanto, deberá practicar la retención al momento de pagar o abonar en cuenta, y luego declararla, consignarla y certificarla según los plazos establecidos.

En Colombia, también pueden ser agentes de retención:

• Personas naturales con ingresos superiores a 30.000 UVT anuales.
• Empresas, consorcios, fondos de inversión, sucesiones ilíquidas y otras entidades señaladas por la Ley.
• Entidades públicas como municipios, departamentos, universidades o establecimientos oficiales.

Obligaciones del agente retenedor

Las empresas, organizaciones o personas naturales que actúen como agentes retenedores deberán:

1. Practicar la retención al momento del pago o abono.
2. Declarar y pagar en tiempos fijados por la DIAN.
3. Expedir los respectivos certificados al beneficiario.
4. Llevar registro contable adecuado.
5. Generar documentos electrónicos válidos ante la DIAN.

¿Quiénes no están sujetos a la retención en la fuente en Colombia?

Existen algunos casos en los que no aplica la retención en la fuente en Colombia, por ejemplo, según el Estatuto Tributario, no están sujetos a la retención:

• Entidades no contribuyentes (Ej: Cruz Roja, iglesias, partidos políticos).
• Operaciones exentas de impuestos de Ley.
• Personas naturales con ingresos por debajo del umbral establecido.
• Proveedores autoretenedores, que se declaran y pagan directamente ante la DIAN.

¿Cómo se calcula la retención en la fuente en Colombia?

El cálculo depende del tipo de pago y del perfil del beneficiario. La retención en la fuente suele aplicar principalmente en tres escenarios:

• Salarios: las empresas deberán calcular la base gravable de los empleados, descontando aportes a salud, pensión y deducciones legales.
• Servicios y honorarios: Se aplican los porcentajes establecidos en las tablas vigentes.
• Compras o arriendos: Los porcentajes varían por concepto y el monto respectivo.

Ten en cuenta: Para el 2025, la UVT fue fijada en $49.799 COP, y a partir de este valor se definen los umbrales que determinan si un pago genera retención.

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¿Cuándo se aplica la retención en la fuente por salarios?

La retención en la fuente por salarios se realiza cuando los ingresos gravables de un empleado superan cierto umbral, el cual cada año cambia con base en la UVT (Unidad de Valor Tributario).

Para el 2025, se debe aplicar la retención a los trabajadores que ganen más de 95 UVT mensuales, es decir, aproximadamente $4.730.905 COP. Esta retención se calcula teniendo en cuenta las deducciones legales como los aportes a la salud, pensión y rentas exentas, entre otros factores.

¿Cómo se calcula la retención en la fuente por salarios? (Ejemplo)

A continuación te mostramos un ejemplo práctico de retención en la fuente por salarios:

• Salario bruto: $8.000.000.
• Aportes obligatorios: 8% → $640.000.
• Renta exenta 25%: sobre $7.360.000 = $1.840.000.
• Base gravable: $5.520.000.
• Base en UVT: $5.520.000 / $49.799 ≈ 111 UVT.
• Tarifa aplicable: 19% sobre el excedente de 95 UVT.
• Retención: $149.500 COP aprox.

Tabla de retención en la fuente por salarios 2025

A continuación, te mostramos la tabla de retención en la fuente por salarios para 2025 según artículo 383 del Estatuto Tributario:

Rango (UVT)	Aproximado en COP	Tarifa
Hasta 95 UVT	Hasta $4.730.905	0%
95 a 150 UVT	$4.730.905 – $7.470.000	19%
150 a 360 UVT	$7.470.000 – $17.928.000	28%
360 a 640 UVT	$17.928.000 – $31.872.000	33%
640 a 945 UVT	$31.872.000 – $47.060.000	35%
945 a 2.300 UVT	$47.060.000 – $114.538.000	37%
Más de 2.300 UVT	Más de $114.538.000	39%

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Consejos clave para empresas sobre retención en la fuente en Colombia

Te damos algunas recomendaciones para facilitar los procesos de retención en la fuente en Colombia y América Latina:

• Automatiza los cálculos: Calcular de forma manual las retenciones en las empresas es un proceso que puede ser complejo y generar errores. Al utilizar una software de nómina y contabilidad actualizado con las tablas vigentes de la retención en la fuente ahorrarás tiempo y reducirás el riesgo de sanciones.
• Aplicar las retenciones en los momentos correctos: Las retenciones deben realizarse al practicarse el momento de pago o abono en cuenta. El no hacerlo en el momento adecuado puede ser causal de una multa.
• Tener registros contables organizados: Cada retención debe estar debidamente soportada en documentos contables y certificados que la empresa emite al beneficiario del pago. Esos documentos son clave en caso de auditoría o revisión de la DIAN.
• Reportar y pagar a tiempo: Se debe declarar mensualmente las retenciones practicadas y consignarlas dentro de los plazos que indique el calendario tributario. Los intereses de mora y sanciones por extemporaneidad pueden ser altos.
• Conocer las excepciones: No todos los pagos generan retención. Algunos proveedores pueden ser autoretenedores y otros están exentos por la Ley (entidades sin ánimo de lucro).

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Llevar un control adecuado de la retención en la fuente en Colombia, principalmente cuando se cuenta con una gran cantidad de empleados, proveedores y conceptos, puede ser complejo y riesgoso si se lleva de manera manual.

En Softland ofrecemos soluciones empresariales diseñadas para facilitar el cumplimiento tributario de las organizaciones. Con nuestro software de nómina y recursos humanos podrás automatizar el cálculo de las retenciones según las tablas vigentes, generar reportes contables y certificados de forma rápida, cumplir con las obligaciones fiscales e integrar toda tu información con otros procesos del sistema ERP.

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