Reforma Laboral en Colombia 2025: Guía Completa y Análisis de Impacto

La reforma laboral es una de las transformaciones legislativas más importantes de los últimos años y su implementación ya es una realidad para empleadores y trabajadores en el país. Entender sus implicaciones operativas es crucial para garantizar el cumplimiento y la competitividad.

Estado actual de la reforma laboral

A septiembre de 2025, la reforma laboral se encuentra aprobada e implementada. Las empresas ya están obligadas a operar bajo las nuevas normativas del Código Sustantivo del Trabajo. Esta guía detalla los cambios vigentes, su impacto operativo y cómo la tecnología es un aliado clave para la adaptació

¿Cuáles son los puntos clave de la reforma laboral?

La ley introduce modificaciones sustanciales en contratación, jornadas y terminación de contratos. A continuación, resumimos los cambios más importantes.

1. Nuevas reglas de contratación

El objetivo es fomentar la estabilidad laboral, haciendo del contrato a término indefinido la norma general.

• Contratos por obra o labor: Deben celebrarse por escrito, especificando detalladamente la labor. El incumplimiento de esta formalidad lo convierte en un contrato a término indefinido.
• Contrato a término indefinido: Es ahora la regla principal en la contratación.
• Contratos a término fijo: Su duración máxima se limita a dos años.

2. Cambios en la jornada laboral y recargos

Se han redefinido las jornadas y los pagos adicionales para proteger el descanso de los trabajadores.

• Jornada nocturna: Inicia a las 6:00 p.m. (antes 9:00 p.m.).
• Recargo dominical y festivo: Se unifica y se paga con un recargo del 100% sobre el salario ordinario.
• Jornada flexible: Se mantiene la posibilidad de acordar jornadas diarias de entre 4 y 9 horas sin causar horas extras, respetando el máximo semanal.

3. Incremento en la indemnización por despido sin justa causa

Se elevan significativamente los montos de indemnización para desincentivar los despidos injustificados.

• Contratos a término indefinido: La base de la indemnización sube a 45 días de salario por el primer año de servicio.
• Contratos a término fijo y por obra o labor: La indemnización será el valor de los salarios restantes hasta la finalización del contrato, sin ser inferior a 45 días.

Análisis de impacto operativo para empresas

Más allá de la teoría, estos cambios tienen un impacto directo en la operación diaria de RRHH y finanzas.

• Impacto en el cálculo de nómina por nuevos recargos El cambio en el inicio de la jornada nocturna y el aumento del recargo dominical obligan a una reparametrización inmediata del software de nómina. Los cálculos manuales aumentan el riesgo de errores y posibles sanciones. Es crucial asegurar que el sistema liquide automáticamente estos nuevos valores para cada empleado según su turno.
• Nuevas Consideraciones en la Contratación y Gestión de Personal La prevalencia del contrato a término indefinido exige procesos de selección más rigurosos. Además, la nueva formalidad para los contratos por obra o labor requiere una gestión documental impecable para evitar que se conviertan en indefinidos por error administrativo.
• Mayor Rigurosidad en Procesos Disciplinarios Con el aumento de las indemnizaciones, los procesos de terminación de contrato con justa causa deben estar sólidamente documentados y ejecutados conforme a la ley, respetando principios como el derecho a la defensa y la presunción de inocencia.

Adapte su empresa a la reforma laboral con Softland HCM

Afrontar estos cambios con herramientas manuales es ineficiente y riesgoso. Un software especializado no solo garantiza el cumplimiento, sino que optimiza la gestión. Softland HCM es la solución integral que te ayuda a adaptarte de forma ágil y segura:

• Cálculo de nómina automatizado: Nuestro software está actualizado con la legislación colombiana vigente. Parametriza y liquida automáticamente los nuevos recargos nocturnos, dominicales y festivos, eliminando errores y asegurando pagos precisos.
• Gestión de contratos y ciclo de vida del empleado: Administra los diferentes tipos de contrato (indefinido, fijo, obra o labor) con las nuevas formalidades. Controla las fechas de vencimiento y genera la documentación requerida para cumplir con la ley.
• Portal del empleado: Facilita la autogestión y la comunicación, permitiendo a los trabajadores acceder a su información y desprendibles de pago actualizados con los nuevos cálculos.
• Generación de reportes de cumplimiento: Crea informes detallados para auditorías internas y externas, demostrando el cumplimiento de las nuevas normativas laborales y evitando posibles sanciones de la UGPP.

Principales cambios que propone la reforma laboral:

Uno de los cambios clave propuestos es la modificación de los contratos a término fijo, reduciendo el tiempo máximo de duración de los contratos a término fijo y limitando el número de renovaciones a un máximo de tres. Esta medida busca evitar la precariedad laboral y fomentar contratos más estables.

Además, la reforma establece que el contrato a término indefinido sería la regla general en materia de contratación laboral y se establece un preaviso de treinta (30) días calendario por parte del trabajador para dar por terminado el contrato de estas características.

Contratos a término indefinido	Contratos a término fijo	Contratos por duración de la obra o labor
Mantiene la obligación de preaviso de 30 días del trabajador que renuncia, no “revive” la posibilidad de descontarlos.	Debe ser superior a un mes y hasta máximo dos años. Si excede este término se convierte en indefinido.	Debe celebrarse por escrito, especificando detalladamente la obra o labor contratada. Se vuelve indefinido si se falta a esta formalidad.

Cambios en los contratos: 

En Colombia, según datos del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE),  cerca del 40 % de los trabajadores están empleados bajo contratos informales o temporales. Esto significa que no tienen acceso a beneficios como seguridad social, vacaciones pagadas o indemnización por despido injustificado.

La reducción del tiempo máximo de duración de los contratos a término fijo y la limitación del número de renovaciones propuestas en la reforma laboral buscan abordar este problema al fomentar contratos más estables. No obstante, es necesario que se establezcan medidas efectivas para garantizar que los empleadores cumplan con estas disposiciones y no recurran a prácticas evasivas para evitar la estabilidad laboral.

En términos generales, las implicaciones de este cambio son:

• El empleado puede seguir renunciando de un momento a otro sin consecuencias.
• Limita la posibilidad de contratar a término fijo.
• Establece una nueva formalidad en el contrato por obra al exigir que sea escrito.

Otro cambio relevante es la exigencia de justificación por escrito por parte del empleador para contratos indefinidos o por duración de obra o labor. Los empleadores deben especificar la actividad que realizará el trabajador y cuál es su conexión con el contrato. Este requisito busca evitar contrataciones injustificadas a término fijo y garantizar una mayor transparencia en las condiciones laborales.

La exigencia de justificación por escrito para los contratos indefinidos o por duración de obra o labor es una medida importante para garantizar que los empleadores no recurran a prácticas evasivas para evitar la estabilidad laboral. Según el DANE, cerca del 60 % de los trabajadores en Colombia están empleados bajo contratos indefinidos, sin embargo, muchos de estos contratos son informales o no cumplen con las disposiciones legales.

Esta exigencia busca asegurar que los empleadores especifiquen claramente la actividad que realizará el trabajador y cuál es su conexión con el contrato. Esto permitirá a los trabajadores conocer  sus derechos y obligaciones, así como las condiciones laborales a las que están sujetos.

Por último, cabe mencionar que el contrato de aprendizaje cambia su naturaleza en esta reforma y pasa a ser considerado como un contrato de trabajo a término fijo, regido por las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo.

Cambios para mejorar la relación entre contratistas y contratantes: 

En algunos casos, los contratistas enfrentan condiciones precarias e inestables debido a la falta de regulación adecuada.

En coherencia con dicho propósito, la reforma laboral busca pagos extras por domingos y festivos y que las jornadas llevadas a cabo los sábados también supongan ingresos adicionales. De forma adicional, la reforma propone que la jornada nocturna comience a las 6:00 p.m. y no a las 9:00 p. m. 

Jornada laboral y causación de recargos: 

Con respecto a la nueva jornada laboral y los diferentes recargos, estas serían las nuevas condiciones:

• Jornada nocturna de 6:00 PM a 6:00 AM.
• El trabajo en día festivo o domingo se pagará con un recargo del 100%.
• Precisa que la jornada diaria ordinaria será de 8 horas y mantiene la posibilidad de jornada flexible con jornadas diarias entre 4 y 9 horas.
• Mantiene la jornada semanal de lunes a viernes aumentando la jornada para no laborar los sábados sin causar horas extras.
• Elimina la exoneración de la jornada ordinaria para los trabajadores de Dirección, confianza o manejo, empleados domésticos y celadores vivientes.
• Independientemente de la reducción de la jornada se mantiene el otorgamiento de una jornada semestral para compartir con la familia.
• También mantiene la obligación de conceder dos horas semanales de jornada de dedicación exclusiva para actividades culturales, deportivas, recreativas o de formación.

Indemnización por terminación sin justa causa: 

Otro de los temas que ha generado bastante debate, es el aumento en la indemnización por terminación sin justa causa en todas las modalidades contractuales, quedando de la siguiente manera:

Contratos a término indefinido	Contratos a término fijo	Contratos por duración de la obra o labor
45 días de salario hasta por un año de servicio; Si el trabajador tiene más de un año de servicio continuo, se le pagarán 45 días por el primer año y 45 días por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero.	La indemnización será el valor de los salarios que correspondan al tiempo que falte el plazo estipulado del contrato o el de su prórroga, sin que sea inferior a cuarenta y cinco días de salario.	La indemnización será el valor de los salarios que correspondan al tiempo que falte para completarse, sin que sea inferior a cuarenta y cinco días de salario.

Por otro lado, el proyecto elimina la posibilidad de establecer justas causas en el contrato de trabajo; De esta manera la decisión de terminación debe responder a criterios de razonabilidad y proporcionalidad y siguiendo un procedimiento que a continuación se expone y debe respetarse los siguientes principios:

• Dignidad del trabajador

• Presunción de inocencia

• Proporcionalidad

• Derecho a la defensa

• Contradicción de las pruebas

• Lealtad y buena fe

• Imparcialidad

• Respeto al buen nombre y a la honra.

Los ponentes de la reforma indican que busca garantizar una mayor protección al trabajador. La reforma laboral planteada en Colombia menciona la eliminación de ciertas facultades del empleador y la introducción de nuevas formalidades contractuales. Se busca garantizar una mayor protección a los trabajadores.

Impacto en empleadores y empleados:

La reforma busca equilibrar las relaciones laborales, eliminando ciertas facultades del empleador que pueden llevar a abusos y explotación. 

También introduce nuevas formalidades contractuales para garantizar una mayor transparencia en las relaciones laborales. Según el DANE, cerca del 30 % de los trabajadores en Colombia no tienen acceso a seguridad social. La introducción de nuevas formalidades contractuales puede ayudar a garantizar que los empleadores cumplan con sus obligaciones legales y proporcionen a sus trabajadores los beneficios a los que tienen derecho.

En cuanto a la sanción moratoria en casos de deuda salarial o de prestaciones sociales, busca que se establezcan sanciones efectivas para garantizar el pago oportuno de salarios y prestaciones sociales a los trabajadores. La modificación de la sanción moratoria debe ser analizada con detenimiento para garantizar que se establezcan medidas efectivas que protejan los derechos laborales.

La sanción moratoria es una medida importante para garantizar el pago oportuno de salarios y prestaciones sociales a los trabajadores. Sin embargo, es necesario establecer sanciones efectivas para garantizar su cumplimiento. En algunos casos, los empleadores no cumplen con sus obligaciones legales y no enfrentan consecuencias significativas por ello.

Protección a la mujer y a la diversidad en la reforma laboral: 

La eliminación de la facultad del empleador de retener cesantías es una medida importante para garantizar que los trabajadores tengan acceso a sus recursos y puedan hacer uso de ellos en caso de necesidad. La retención de cesantías por parte del empleador es una práctica que afecta a muchos trabajadores en Colombia. Esta disposición busca garantizar que los trabajadores tengan acceso a sus recursos y puedan hacer uso de ellos en caso de necesidad.

Además, la protección a la mujer y diversidades es un tema fundamental en la legislación laboral. El proyecto busca abordar la discriminación hacia las mujeres y diversidades para promover una mayor igualdad de oportunidades y condiciones laborales para todos. En Colombia, las mujeres ganan un 20% menos que los hombres en promedio.

Así mismo, la lucha contra el racismo y la xenofobia son objeto de debate en la reforma.  La reforma laboral busca establecer medidas efectivas para garantizar la igualdad de oportunidades para todas las personas, independientemente de su origen étnico o nacional.

A lo anterior se suma la protección a personas embarazadas. En muchos casos, las mujeres embarazadas enfrentan discriminación y exclusión en el mercado laboral. Según Ortega Escobar, “es necesario establecer medidas efectivas para garantizar que las mujeres tengan acceso a sus derechos laborales y no sean discriminadas por su condición”.

En aras de mejorar la situación de personas embarazadas, la reforma busca ampliar la licencia de paternidad. De esa forma, se alivianaría la carga de responsabilidad relativa al cuidado del recién nacido.

¿Qué trae la reforma frente a la flexibilidad laboral?:

En cuanto a la flexibilidad laboral, la reforma busca brindar herramientas a los empleadores para adaptarse a las necesidades del mercado y las condiciones económicas, sin descuidar los derechos de los trabajadores. A continuación, algunos de los aspectos destacados: 

• Jornada flexible para trabajadores con responsabilidades familiares del cuidado: Las partes podrán acordar jornadas flexibles de trabajo o modalidades de trabajo apoyadas por las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC). El empleador deberá evaluar la solicitud del trabajador y otorgar una respuesta en un término máximo de 10 días hábiles.
• Jornada flexible para trabajadores que tengan personas con discapacidad bajo su cuidado. El trabajador tendrá derecho a la flexibilidad horaria mediante las diferentes modalidades de trabajo a distancia.

Licencias:

Modifica el numeral 6 del artículo 57 del CST, incluyendo el otorgamiento de las siguientes licencias:

• Para la asistencia de citas médicas programadas o de urgencia.
• Para asistir a las obligaciones escolares como acudiente de hijos o menores miembros del núcleo familiar.
• Para atender los asuntos relacionados con situaciones judiciales, administrativas, médicas y legales, relacionados con violencias basadas en género de las que sea víctima el trabajador.
• Licencia de paternidad. Mantener la ampliación de la licencia de paternidad a 12 semanas, con implementación progresiva así:

Fecha aplicación	Semanas
2024	8
2025	10
2026	12

El papel de Softland HCM en la adaptación a la reforma laboral: 

Softland HCM es un software de gestión de nómina  y recursos humanos que puede ser de gran ayuda para enfrentar los desafíos que plantea la reforma laboral en Colombia (Conoce más en nuestro artículo: Todo lo que debes saber sobre software de nómina y cómo gestionarlo de manera eficaz). Al automatizar y simplificar muchos procesos relacionados con la gestión de personal, este software de nómina puede facilitar la transición hacia las nuevas normativas laborales y garantizar el cumplimiento de estas. Con Softland podrás:

1. Automatizar los contratos: Softland HCM facilita la creación y gestión de contratos laborales, asegurando cumplimiento y evitando sanciones.
2. Gestionar eficientemente las prestaciones: El software de nómina maneja beneficios, sanciones moratorias y licencias de paternidad de manera eficaz.
3. Promover la diversidad e igualdad: Softland HCM identifica y aborda situaciones de discriminación, apoyando la adaptación a las reformas laborales.
4. Adaptar a nuevas jornadas laborales: Administra el tiempo y asistencia de empleados, garantizando pagos adecuados y cumplimiento legal.
5. Mejora en relaciones laborales: Softland HCM facilita el registro y seguimiento de contratistas, garantizando derechos y protecciones en sus relaciones con contratantes.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es la reforma laboral en Colombia y cuál es su estado actual?

La reforma laboral es una ley que actualiza el Código Sustantivo del Trabajo. A 2025, ya fue aprobada y está en plena vigencia.

¿Cuáles son los principales cambios que introduce la reforma?

Los cambios clave incluyen la priorización del contrato a término indefinido, el aumento de recargos nocturnos y dominicales, y el incremento en las indemnizaciones por despido sin justa causa.

¿Cómo puede Softland HCM ayudar a mi empresa a cumplir con la reforma?

Softland HCM automatiza los procesos críticos afectados por la reforma. Asegura el cálculo correcto de la nómina con los nuevos recargos, facilita la gestión de los nuevos tipos de contrato y genera los reportes necesarios para garantizar el cumplimiento normativo.

¿Qué medidas de protección se incluyen para mujeres y diversidad en la reforma laboral?

La propuesta contempla la eliminación de facultades que permitían retener cesantías, garantizando el acceso inmediato a estos recursos. Además, se promueven medidas para combatir la discriminación y se fortalecen las protecciones para mujeres, incluyendo mejoras en la licencia de paternidad y disposiciones específicas para prevenir el trato desigual hacia personas embarazadas y otros grupos vulnerables.

¿Cómo puede ayudar Softland HCM a las empresas a adaptarse a la reforma laboral?

Softland HCM es un software de gestión de nómina y recursos humanos diseñado para automatizar procesos y facilitar el cumplimiento de las nuevas normativas. Con él, las empresas pueden gestionar contratos, prestaciones, licencias y el control de tiempo y asistencia de forma integrada, asegurando una transición fluida y el cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la reforma laboral.

Recibe las últimas novedades tecnológicas, de RRHH y empresariales a través de nuestras notas de interés. ¡Apúntate! registra tu correo aquí