¿Qué es la facturación electrónica?

¿Conoces la facturación electrónica, cuándo se debe usar y dónde se regula?

• Si quieres reducir costes, automatizar procesos de facturación o mejorar la relación con tus clientes, la facturación electrónica es la clave.
• En este post te contamos en qué consiste, cómo se elabora y qué beneficios aporta.

Según datos de la DIAN, se espera que durante este año la facturación electrónica sea utilizada por más de 800.000 empresarios colombianos. Conocer qué es una factura electrónica es el primer paso para cumplir con la ley y ahorrar costes.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es la evolución de la factura tradicional en papel. Tiene la misma validez, pero se genera, se expide y se conserva de forma electrónica lo que aporta diversas ventajas. Desde un punto de vista tributario es el soporte de las transacciones que se realizan en la venta de bienes y servicios.

La regulación la facturación electrónica en Colombia se encuentra en las siguientes normas:

• Decreto Único Reglamentario.
• Ley de crecimiento 2010 de 2019.
• Decreto 358 de 2020.
• Resolución 00042 de 2020.

Cambios para los medios electrónicos

Según los cambios de los medios electrónicos, este reporte a la DIAN lo deberán hacer quienes realicen pagos por rentas de trabajo, pensiones, servicios profesionales y viáticos. Aplica para personas naturales.

Los que no reportan este formato son los comerciantes independientes que trabajan con materias primas, puesto que no constituyen una renta de trabajo.

Entre los cambios para el 2023 se debe:

• Incluir en las columnas Honorarios y Servicios el valor del pago en cuenta.
• Diligencia en la columna Valor de Retenciones en la fuente por Pagos de Rentas o Pensión, el valor planteado.

Todo esto, quedó establecido en el artículo 35 de la resolución 000124 de 2021 que detalla el despliegue de información exógena para el 2022 pero que se reportará en 2023, un detalle que toca tener en consideración.

Entre los aspectos que se deben reportar en el formato 2276, se incluyen los intercambios monetarios como servicios, viáticos, gastos de representación y comisiones.

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¿Qué es un documento equivalente?

Según lo que detalla la Resolución 000167 de 2021 de la DIAN, los requisitos que debe seguir el Documento Soporte en Adquisiciones debe estar identificado como “Documento Soporte en Adquisiciones efectuados a no obligados a facturar” y es considerado como un documento equivalente.

El documento soporte tiene sus condicionantes para quien no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente a la misma.

Por ejemplo, el comprador debe realizar este documento para sustentar la transacción que generó costos, impuestos descontables y deducciones. Debe expedir un documento con numeración autorizada por la DIAN.

Por usar este documento soporte; se podrá tener en cuenta la deducción en la declaración de renta, mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos contables. También se podrá acceder a nuevos servicios electrónicos, brindando opciones como devolución automática y declaración.

La facturación electrónica se puede generar a través de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN.

¿Qué necesitas para facturar electrónicamente?

Para la facturación electrónica necesitas lo siguiente:

• Hay que indicar que es una factura electrónica de venta.
• Datos de identificación de quién presta el servicio o NIT del vendedor.
• Datos de identificación del comprador o NIT del comprador.
• Numeración de la factura.
• Fecha y hora de generación de la factura.
• Fecha y ahora de expedición que corresponde con la de validación de la DIAN.
• Descripción de los bienes o servicios vendidos.
• Importe de la factura.
• Forma de pago.
• Impuestos.
• Firma digital.
• CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
• Código QR. 

¿Qué pasará con la facturación POS en 2023?

A través de la resolución 001092 con fecha del 1 de julio de 2022, la DIAN estableció que la facturación POS que supere el límite de las cinco Unidades de Valor Tributario (UVT) en la expedición de tiquetes deberá emitirse a través del proceso de facturación electrónica.

Es decir, que a partir de enero 2023 comenzará la facturación electrónica, que no sea documento equivalente, para sistemas POS, tiquetes de puntos de venta. Aplica para montos mayores o iguales a $212.060.

Cuando generes facturas electrónicas, deberás transmitirlas a la DIAN para que realice la validación previa. Una vez que la envíes la DIAN, verificará que cumple todos los requisitos y te indicará que la factura ha sido validada. Este proceso, si utilizas un software de facturación, tarda solo unos segundos.

La facturación electrónica en Colombia es un paso más en la transformación digital de las empresas y en el impulso de la sostenibilidad para cuidar el entorno natural.