Qué debe tener el sistema de compras de mi empresa

Cuando los sistemas de compras se eligen correctamente, se opera con proveedores adecuados y se adquieren bienes a buen precio y de buena calidad.

• La elección de sistemas de compras eficaces supone reducir costes y aumentar beneficios.
• ¿Quieres saber cómo tener un proceso de compras efectivo para tu proyecto empresarial? Te contamos los detalles a continuación.

La gestión de compras en una empresa es un proceso complejo para el que es necesario estudiar el mercado y elegir a los proveedores adecuados. Asimismo cualquier proceso de compras requiere un conocimiento de los precios de los bienes y servicios y la realización de determinados trámites para una adquisición exitosa (negociación, comparación etc.).

¿Qué hace un sistema de compras?

En primer lugar, un sistema de compras tiene diversos objetivos y funciones en una empresa, entre las que podemos destacar las siguientes:

• Gestión de stock de productos.
• Análisis de gastos por persona, por departamento y por proyecto.
• Gestión de producción y distribución.
• Control de las devoluciones.
• Planificación de la recepción de materiales.
• Realización de informes periódicos sobre ciclos de compra.

Ventajas de un proceso de compras automatizado

Todas las acciones que forman parte de un proceso de compras se pueden automatizar con un sistema de compras que aportará ventajas como las siguientes:

• Realizar todo el ciclo de compras desde la planificación hasta la recepción de la mercadería y de los servicios.
• Posibilidad de hacer un seguimiento de las órdenes de compra.
• Agilizar el proceso de adquisición de materias primas.
• Integrar las labores contables y de inventario si existe un módulo de contabilidad y control de inventario.
• Establecer el costo de los artículos de cada proveedor y actualizarlos.
• Planificar compras a realizar en base a las variaciones del consumo y a las ventas históricas.
• Posibilidad de elaborar informes y consultas que ayuden a tener una visión global del proceso de compras y tomar decisiones.
• Calcular aranceles para artículos importados.
• Considerar los gastos e impuestos adicionales que puedan influir en el coste real de los artículos importados.

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¿Cómo elegir un sistema de compras adecuado para tu negocio?

Para elegir el sistema de compras más adecuado para tu empresa debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

• El sistema que elijas debe ser flexible y escalable de manera que no tengas que cambiar dicho sistema en el caso de que tu empresa crezca muy rápido.
• Debe de ser un sistema intuitivo para que cualquier empleado pueda aprender a utilizarlo en poco tiempo.
• El proveedor debe tener experiencia y conocimiento de tu sector para adaptar el sistema de compras a tus necesidades.
• Finalmente, el sistema deberá proporcionarte una visión global de la empresa y una visión particular de cada área de negocio.

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En definitiva, elegir sistemas de compras adecuados puede ayudarte a aportar valor a tus clientes, proveedores y trabajadores, por lo que es fundamental elegir al partner tecnológico perfecto que mejor se adapte a las necesidades del negocio.