¿Por qué y cómo digitalizar el departamento de RR.HH. de mi empresa?

Las personas que forman parte de las organizaciones son clave para su desarrollo futuro y su éxito y la tecnología es la clave para una buena gestión y digitalización de los RRHH.

El HR Study elaborado por Factorial muestra que la penetración digital tiene diferentes ritmos en los diversos países de Latinoamérica. En Colombia alcanza un 68%, en Argentina un 80% y en México un 71%.

Además, más del 50% de las empresas latinoamericanas impulsan la digitalización de los RRHH utilizando un software de gestión de recursos humanos para pagos y control horario.

Durante los últimos dos años se ha comprobado que el área de recursos humanos es la columna vertebral de las empresas, principalmente durante una crisis. Es un área que influye de manera decisiva en el rumbo de las empresas por medio de equipos de gestión de talento ágiles y autónomos. Sin embargo, para marcar la diferencia es imprescindible quitarle el lastre de la sobrecarga de trabajo administrativo que tiene. Es en ese punto en el que la tecnología juega un papel clave para la digitalización de RRHH y la automatización de tareas.

¿Por qué es importante la digitalización de RRHH?

La digitalización de RRHH aporta beneficios a tu empresa como los siguientes:

• Impulso de la comunicación interna, ya que se eliminan obstáculos en la estructura de la organización y se crean canales ágiles de comunicación.
• Centralización de toda la información, de manera que esté siempre disponible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Apoyo a la responsabilidad social corporativa de la empresa, mediante el uso de un software de recursos humanos que reduce el uso de papel y apuesta por la protección del medio ambiente.
• Reducción del tiempo que ocupa al personal del departamento de recursos humanos en el papeleo relacionado con la gestión de la plantilla (contratos, altas y bajas, vacaciones, nominas, formación o procesos de selección).
• Cumplimiento de la normativa aplicable, entre otras, la relativa a la protección de datos personales.
• Automatización de tareas repetitivas, de forma que el departamento de recursos humanos se puede centrar en aportar valor en los procesos de toma de decisiones.
• Aumento de la satisfacción de los empleados y, por lo tanto, retención y atracción de talento.

El impulso de la comunicación interna, el ahorro de tiempo, la automatización de tareas y el aumento de la satisfacción de los empleados, son algunos de los beneficios de la digitalización de RRHH.

¿Cómo apoyar la digitalización de RRHH?

Para apoyar la digitalización de RRHH es necesario tomar una serie de medidas que fomentarán que el proceso tenga éxito. Estas son algunas de las acciones que se pueden implantar en la empresa:

• Crear una cultura de confianza. El cambio requiere de confianza y cooperación tanto de la dirección como de los empleados.
• Fomentar la formación para la digitalización. No todo el mundo está igualmente familiarizado con las TI. Se necesita una formación previa para eliminar la brecha digital que se genera en las empresas y sus empleados.
• Impulsar un proceso de comunicación. Todo el personal debe ser escuchado, porque todos somos importantes en el equipo. Crear procesos de retroalimentación entre empleados y directivas, demuestra a los empleados que son importantes para la organización.
• Eliminar la negativa al “no digital” de nuestro entorno. Un proceso de digitalización debe ser total y es importante hacerlo de forma progresiva y con capacitación.
• Involucrar a clientes y proveedores. De esta forma se logrará mejorar en conjunto.

Acciones para la digitalización de RRHH

Tal y como hemos visto anteriormente, la digitalización de RRHH ahorra tiempo y dinero, aumenta la productividad porque agiliza procesos y permite tener toda la información en un solo lugar. Esto permite mejorar la productividad, la comunicación, la formación y la rutina diaria del equipo. Además, crea nuevas experiencias al cliente interno, favorece la eficiencia operativa y el equilibrio entre el trabajo y la vida. Pero ¿qué acciones se pueden implantar en la empresa para la digitalización de RRHH? Te proponemos algunas ideas:

Automatización de tareas administrativas

Uno de los principales objetivos de la digitalización de RRHH es que las tareas administrativas repetitivas (elaboración de nóminas, contratos de trabajo o altas y bajas, entre otras) que realizan los equipos de recursos humanos, las haga un software de gestión de recursos humanos, como Softland HCM, mucho más rápido y sin errores.

H3 Formación online y microlearning

La formación es clave para que los empleados puedan desarrollar una carrera profesional en la empresa y se encuentren motivados. No solo se pueden desarrollar cursos a largo plazo o webinars, sino también pequeñas acciones diarias de formación que se conviertan en un juego.

En el área de recursos humanos se pueden digitalizar muchas tareas como la elaboración de nóminas, la selección de personal, la formación o el control de la jornada de trabajo.

Uso de la Inteligencia Artificial (IA) para la selección de personal

La automatización de tareas puede ir de la mano del uso de la IA para cubrir las vacantes de la empresa. La IA puede aplicar criterios para seleccionar los curriculums que se adapten al puesto en base a los criterios establecidos por el empresario, de manera que se ahorre tiempo en el proceso y sea más eficaz.

Mejora del clima laboral con predicciones de IA

La inteligencia artificial también puede utilizarse para realizar predicciones que ayuden a combatir el absentismo laboral, conocer las causas y mejorar el ambiente en el trabajo.

Aplicación de software de control horario

Saber las horas que trabaja cada empleado ayuda a controlar su rendimiento y su productividad. Un software de control horario puede ser la clave para remunerar correctamente el trabajo realizado.

Las acciones para la digitalización de RRHH que hemos descritos son solo algunos ejemplos de lo que la tecnología puede hacer por la gestión del talento en una organización. La clave está en que el equipo de recursos humanos delegue en la tecnología las tareas administrativas y se centre en analizar datos que aporten valor en los procesos de toma de decisión.

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