Las ventajas de contar con una PMO en las empresas

Las PMO desarrollan la madurez empresarial en gestión de proyectos

• Las PMO en una empresa ayudan la estandarización de proyectos, el control del alcance, la alineación estratégica y la optimización de los recursos.
• Las empresas con una estructurada y capacitada PMO pueden sobrellevar mejor los entornos VUCA en comparación con empresas con deficientes métodos de gestión de proyectos.

Desde hace un tiempo hemos estado inmersos en la Industria 4.0, también conocida como la Cuarta Revolución Industrial, en donde todas las industrias, bien sean de software, farmacéutica, alimentos, química, textil, etc., buscan equilibrar técnicas de optimización, operación, análisis de datos y rentabilidad de manera casi retadora. Manteniendo un balance benéfico para los Stakeholders o partes interesadas y la operación. La pregunta es –¿Cómo una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO por sus siglas en inglés) facilita la oportuna toma de decisiones en los actuales entornos VUCA?

Cuando hablamos de entornos VUCA, nos referimos a un término adoptado en la Escuela de Guerra del Ejercito de los Estados Unidos que significa la Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad y Ambigüedad de la situación mundial después de la guerra fría. Ahora bien, aplicado al desarrollo de las empresas es una excelente analogía, nos hace pensar qué se requiere para que una empresa perdure en el tiempo frente a las tendencias veloces en los entornos VUCA.

Ventajas de una PMO

Tomando en cuenta la definición del Project Mangement Institute (PMI), la PMO es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo. Por ende, es un departamento que se sitúa en un nivel superior en una empresa y tiene como finalidad la gestión de proyectos estratégicos y el rendimiento de cuentas de los resultados de los mismos.

Aunque no es obligatorio que una empresa tenga una PMO, sí que es cierto que, de implementarla adecuadamente, la empresa puede ser más competitiva e innovadora y así, superar los difíciles escenarios VUCA.

Con una PMO la empresa puede ser más competitiva e innovadora y así, superar los difíciles escenarios VUCA.

Estandarización de proyectos

Una de las principales funciones de una PMO es la estandarización de métodos y técnicas de gestión de proyectos. De esta forma, se crea dentro de la empresa una rutina para el análisis, seguimiento y control de los proyectos. Gracias a esta cualidad, la empresa puede reducir los proyectos fallidos, finalizarlos antes de tiempo y lo más anhelado, minimizar los recursos y aumentar los beneficios.

Cultura empresarial, alineación estratégica y valor organizacional

Evidentemente, una PMO debe comprender y basar su funcionamiento en los valores de la empresa y su visión. Así, gestiona el portafolio de las compañías creando un cambio organizacional y generando una alineación estratégica entre los directivos y los encargados de la ejecución de proyectos. Sin esto, es probable que los diferentes mandos dentro de una empresa persigan objetivos distintos y resultados que no encajen a cabalidad con la visión de la empresa.

De acuerdo con el reporte de Pulse of the Profession de 2021, las empresas gimnásticas obtuvieron mejores resultados de proyectos que las empresas tradicionales. La diferencia entre estas dos clasificaciones del PMI, se basa en que las empresas gimnásticas usaron y combinaron las diferentes modalidades de dirección de proyectos. En cambio, las tradicionales se basaron solo en los métodos que funcionaron en el pasado. Claramente, la unidad encargada de gestionar los métodos de dirección de proyectos es la PMO.

Esto significa que una PMO bien estructurada, con el liderazgo necesario y capacitado, puede ser determinante en el éxito o fracaso de los proyectos.

Alcance y recursos del proyecto

De acuerdo con el PMI, uno de los principales motivos de fracaso de los proyectos es la falta de control del alcance y los sobrecostos. Generalmente, las empresas que no invierten en tecnología ni en el talento humano para la dirección de proyectos tienden a perder el control del alcance. Por ende, tienen que modificar plazos de entrega de objetivos y aumentar los sobrecostos.

Una vez más, una PMO se encarga de velar y controlar el alcance del proyecto, anticipándose a los posibles escenarios, creando soluciones eficaces para contener la corrupción del alcance y maximizar los recursos.

Usos prácticos de las PMO

Al conocer la información de una forma estructurada, se pueden tomar decisiones asertivas y objetivas basadas en análisis de datos, conociendo los diferentes escenarios. Así, las PMO son una base para la toma de decisiones.

Desde Softland te recomendamos que tengas en cuenta las siguientes herramientas que facilitarán este proceso: 

1.      Implemente Dashboards o cuadro de mando de los proyectos en curso.

2.     Detalle los alcances de proyectos (internos y externos).

3.     Clasifique los proyectos por estado, ingreso previsto y posibilidad de incrementar o mejorar su participación de mercado, o traer beneficio al cliente interno.

4.     Verifique si puede realizar crashing.

5.    Asegúrese de tener información certera y coherente de valores, ejecución y trabajo planificado.

6.    Identifique los riesgos y deje un nivel de incertidumbre previendo la teoría de Nassim Taleb de trabajar sobre black swan o sucesos sorpresivos con impacto socioeconómico.

7.     Garantice que la ejecución y periodificaciones contables sean confiables. 

8.    Priorice. Los recursos son finitos y es importante que los proyectos que decida ejecutar tengan un beneficio de negocio.  

En definitiva, las PMO son una unidad que puede marcar la diferencia entre una empresa que no perdura y una que sabe transformarse y adaptarse en los conflictivos entornos VUCA. Sin embargo, estas unidades deben ser conformadas estratégicamente para obtener todas las ventajas de una PMO y evitar una unidad de gestión de proyectos burocrática que obstaculice la ejecución y control de proyectos.

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