Claves para un proyecto exitoso de ERP

El incremento en la demanda de soluciones ERP en todas las industrias es evidente. Pero ¿cuál es la clave del éxito de un proyecto de implementación de ERP?

• La implantación del teletrabajo, los problemas de los softwares locales y los procesos manuales tienen unos costes que son superiores a los de la migración a un software ERP en la nube para muchas compañías.
• Sin embargo, las empresas temen que el proyecto de implementación de ERP falle. En este artículo te contamos las claves para el éxito en la implementación.

Lograr el éxito con un proyecto de implementación de ERP es más fácil de lo que parece. Es común escuchar comentarios de los equipos gerenciales sobre las dificultades que enfrentan cuando toman la decisión de cambiar de software.

Por otra parte, los consultores comerciales saben que cuando las empresas no dimensionan bien su proyecto de implementación de ERP o no tienen claro qué desean de su nueva solución, la implementación supone un reto mayor. No solo se debe entender qué espera el cliente de este nuevo proyecto, sino que se debe luchar con los fantasmas de procesos anteriores.

Principales fallas (y soluciones) en un proyecto de implementación de ERP

Los errores más habituales que comenten las empresas a la hora de implantar un proyecto ERP son los siguientes:

Problema: falta de una planificación adecuada

Solución: elabora un plan y las acciones a realizar

Para que un proyecto de implementación de ERP tenga éxito se deben establecer los objetivos que se desean alcanzar en cada área de la empresa. Para poder hacerlo correctamente es necesario revisar exhaustivamente las necesidades de cada proceso interno e involucrar a todas las personas que participan en dichos procesos.

Errores más habituales en la implementación de un proyecto ERP: falta de planificación, elección inadecuada del producto o alta de implicación del equipo, entre otros.

Problema: elección de un producto inadecuado

Solución: valora las funcionalidades de cada ERP

En el mercado existen muchas soluciones ERP por lo que elegir la adecuada para tu empresa puede resultar complicado. Para elegir correctamente el software ERP que se adapta a tu negocio tendrás que evaluar las funcionalidades de cada opción: alertas automáticas, escalabilidad, software en la nube y posibilidad de elaboración de informes, entre otras. Además, deberás valorar la experiencia del proveedor en tu sector y en la implementación de software ERP.

Problema: ausencia de liderazgo o de implicación del equipo

Solución: forma e informa a tu equipo

La implicación de los directivos y de los equipos de la organización son fundamentales para que la implementación del proyecto ERPse realice con éxito. Para ello son importantes tanto la formación como la información de todos los colaboradores implicados en el proceso. De manera que se evite la resistencia al cambio.

Problema: excesiva personalización del ERP

Solución: busca un software ERP escalable

Tanto un exceso como un defecto en la personalización del ERP puede suponer que no se alcancen los objetivos marcados. Para evitarlo es necesario encontrar un equilibrio y no personalizar excesivamente el software ERP. Por otro lado, es importante encontrar soluciones ERP que sean escalables de forma que se adapten a las necesidades de la empresa en cada momento.

Problema: falta de previsión de los costes de implementación

Solución: valora todos los costes del proceso

Uno de los elementos a considerar es el presupuesto con el que cuenta la organización para el proyecto de implementación del ERP. Se deben considerar el software, el hardware y los recursos humanos necesarios. La clave está en elaborar un presupuesto realista y en controlar los costes.

Problema: no existe una evaluación de resultados

Solución: compara los objetivos de la planificación con los resultados

Es tan importante la planificación del proyecto de implementación del ERP como la evaluación de los resultados para analizar si se han logrado las metas previstas. Este análisis permitirá hacer correcciones y mejoras. También es fundamental cerrar el proyecto realizando las siguientes acciones:

• Comunicar al equipo cuando se comenzará a utilizar el nuevo software ERP y dejará de utilizarse el sistema antiguo.
• Traspasar correctamente las funciones relativas al proyecto al departamento técnico de la empresa.
• Realizar auditorías para verificar que la automatización de procesos está funcionando correctamente.

En definitiva, la implementación de un proyecto ERP supone la implicación de toda la empresa y es un proceso complejo que para tener éxito debe realizarse de la mano de un partner tecnológico con experiencia y prestigio.

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