Todo lo que debes saber sobre software de nómina y cómo gestionarlo de manera eficaz

Colombia sigue avanzando hacia la transformación digital y actualmente, al igual que la facturación electrónica y el documento soporte, el software de nómina se suma al plan de digitalización y gestión de las transacciones en las empresas propuesto por la Dian.

La Dian ha establecido quiénes deben generar la nómina electrónica y los respectivos plazos. Los empleadores que contribuyen al impuesto de renta y complementarios están obligados a emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.

En el siguiente artículo descubre qué es el software de nómina, quiénes están obligados a emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, requisitos, plazos, sanciones y cómo un software de nomina puede contribuir a esta gestión, entre otros temas.

¿Qué es un software de nómina?

Un software de nómina es un programa informático, normalmente alojado en la nube, que permite gestionar todo lo que tiene que ver con las nóminas de la plantilla de una empresa. Adquirir un software de este tipo, es una de las herramientas de gestión de recursos humanos con mayor exactitud, en términos de liquidación de nómina, ahorrar recurso humano, tiempo y fomentar la productividad a gran escala.

Adaptación a la Legislación Laboral Colombiana (DIAN y UGPP)

Una de las características más críticas de un software de nómina en Colombia es su capacidad para cumplir con la normativa local. No se trata solo de emitir el Documento Soporte de Pago, sino de asegurar una conformidad total con entidades como la DIAN y la UGPP.

Un software robusto debe garantizar:
– Cumplimiento con la DIAN: Generar y transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las notas de ajuste correspondientes, cumpliendo con todos los requisitos técnicos y plazos establecidos en la Resolución 000013 de 2021.
– Conformidad con la UGPP: Automatizar el cálculo correcto de los aportes al Sistema de la Protección Social (salud, pensión, ARL) y los parafiscales (SENA, ICBF, Cajas de Compensación). Esto es vital para evitar imprecisiones que puedan generar requerimientos y sanciones por parte de la UGPP.
– Actualizaciones constantes: El software debe actualizarse automáticamente frente a cambios en la legislación laboral y tributaria, asegurando que los cálculos siempre se realicen con las tarifas y normativas vigentes.

¿Cómo un software de nómina facilita la gestión de la nómina web?

Un software de nómina tiene como objetivo ayudar a las empresas a calcular el salario de sus empleados, deducciones, impuestos, etc. según su contrato y su asistencia a la empresa.

Además, simplifica la gestión de la nómina al automatizar y optimizar los procesos y mantener actualizadas a las empresas con los cambios más recientes en las nuevas regulaciones de ley y reajustes en cuestión fiscal de pagos de nómina.

Así mismo, evita que las organizaciones pierdan dinero, debido a sanciones económicas por parte de las instituciones administrativas, con multas por incumplimientos en los salarios o en las fechas establecidas.

¿Qué es la nómina electrónica y por qué es necesaria?

La nómina electrónica es el archivo digital que presenta una empresa ante la Dian por el pago a sus empleados, conocido también como Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.

Por definición tributaria, este documento es un soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.

Su envío electrónico se puede hacer a través de un proveedor tecnológico autorizado de software de nómina como Softland, con el fin de que se puedan deducir los costos a la hora de hacer la declaración de la renta o IVA.

¿Quiénes están obligados a emitir el Documento Soporte de Pago?

De acuerdo con lo establecido en la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), todo contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios, que realicen pagos por concepto de vinculación laboral o legal y reglamentaria, deben emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.

Emisores obligatorios

La regulación no hace referencia al tamaño de la empresa, por lo que desde un solo empleado se debe emitir este documento.

En otras palabras, toda persona que requiera justificar los costos, gastos y deducciones debe generarlo. Sin embargo, quienes no paguen el impuesto sobre la renta no están obligados a emitir el Documento Soporte de Nómina Electrónica. 

Plazos para la emisión de la nómina

La nómina electrónica debe emitirse dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente a su contabilización. Cabe la pena destacar, que, las nuevas empresas tienen un plazo de 2 meses después de realizar el primer pago de nómina para habilitarse y empezar a transmitir el documento.

Requisitos para la generación del Documento Soporte de Pago 

La generación del Documento Soporte de Pago se debe hacer mediante un software de nómina que cumpla con las condiciones técnicas señaladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta.

Funciona igual que la factura electrónica, pudiendo utilizar un software propio o contratar con un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.

– Elementos que debe contener el Documento ( La DIAN establece que el documento debe cumplir con los siguientes aspectos:

· Debe denominarse Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.

· Debe contener los nombres y apellidos o razón social, junto con el NIT, del sujeto que emite el documento y del beneficiario del pago.

· El código único del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (CUNE).

· Numeración seriada y consecutiva correspondiente a un sistema interno.

. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado y los valores deducidos de la nómina. ·

El valor total diferencial, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.

· El medio de pago que puede ser en efectivo o por medio de una entidad bancaria.

· Fecha y hora de generación.

· La firma digital del emisor.

· La razón social y NIT del proveedor de soluciones tecnológicas y la identificación del software de nómina.

10 Puntos a Verificar Antes de Comprar un Software de Nómina:

1. Certificación DIAN: ¿El proveedor está autorizado por la DIAN?
2. Operación en la Nube: ¿Permite acceso seguro desde cualquier lugar?
3. Cumplimiento UGPP: ¿Automatiza el cálculo de aportes y parafiscales?
4. Actualizaciones Legales: ¿El software se actualiza automáticamente con los cambios normativos?
5. Soporte Técnico Local: ¿Ofrece soporte especializado en Colombia?
6. Escalabilidad: ¿La solución puede crecer con su empresa?
7. ntegración: ¿Se puede integrar con su software contable o ERP?
8. Usabilidad: ¿La interfaz es intuitiva para su equipo?
9. Seguridad: ¿Garantiza la confidencialidad de los datos?
10. Portal del Empleado: ¿Ofrece autogestión para los empleados?

¿Cómo modificar el Documento? 

En caso de que el documento enviado requiera alguna modificación, la DIAN establece dentro de la resolución 000013 que está permitido eliminar o hacer cambios a través de las notas de ajustes.

Casos en los que es necesario modificar la nómina electrónica

Las modificaciones o eliminaciones pueden deberse a un error aritmético, equivocaciones en conceptos, falta de novedades o falta de personal por liquidar la nómina.

Proceso de modificación

Igualmente, las notas de ajuste deben ir numeradas consecutivamente y deben enviarse para aprobación de la DIAN con los motivos por los cuales se descarta o se cambia una nómina electrónica.

Una vez sea eliminada, su número único no puede volver a usarse, así como el de la nota de ajuste. Se empieza con el número siguiente al de la última nómina realizada.

Sanciones por no presentar la nómina electrónica

Aunque ya hayan culminado las fechas de implementación para todos los obligados, si aún no la transmites, lo mejor es hacerlo lo antes posible y evitar inconvenientes con la DIAN.

Multas por no reportar la nómina 

Estas son las multas en caso de no realizar la transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica:

· Un 5% del total de la nómina por no reportar la información requerida.

· Un 4% del total de la nómina si se suministra información errónea.

· Un 3% si se transmite la información fuera de la fecha establecida.

Con Softland Go puedes gestionar de manera integral la nómina electrónica dentro de las fechas estipuladas con el fin de evitar sanciones, cumpliendo con los requisitos exigidos y así evitar el envío de información errónea.