Software de inventario: Guía para optimizar el stock en tu empresa peruana

Los inventarios de una empresa son un aspecto muy importante a tener en cuenta, tanto para las pequeñas y medianas empresas como para las grandes compañías. Una mala administración de estos recursos puede acarrear serias consecuencias, como dificultades financieras que podrían llegar a comprometer la continuidad del negocio, además de afectar la satisfacción del cliente.

En este contexto, el Software de Inventario, se presenta como una herramienta esencial, ya que permite a las empresas controlar, gestionar y optimizar sus inventarios de manera efectiva. Según un estudio de la consultora Statista, el uso de un software de inventario puede reducir los costos operativos hasta en un 10% y mejorar la precisión del inventario en un 25%, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa y en la minimización de pérdidas por productos agotados o en exceso.

Estos beneficios no solo ayudan a evitar problemas financieros, sino que también mejoran la experiencia del cliente al asegurar que los productos estén disponibles cuando se necesitan. En este artículo, profundizaremos en qué es un software de inventario, sus funciones, beneficios y cómo seleccionar el sistema más adecuado para tu empresa.

¿Por qué toda empresa necesita un software para gestionar su inventario?

Independientemente del tamaño de la empresa, todas enfrentan desafíos al gestionar su inventario. Desde evitar la sobrecarga de productos hasta prevenir la falta de stock, la gestión manual simplemente ya no es suficiente en un entorno tan competitivo. Un software de gestión de inventario permite optimizar recursos al proporcionar visibilidad en tiempo real, reducir costos y mejorar la eficiencia operativa.

Además, automatiza tareas clave como la reordenación de productos y la generación de informes, lo que minimiza errores humanos y libera tiempo para actividades estratégicas. Un software de gestión de inventario es esencial para cualquier empresa que quiera mantenerse competitiva, facilitando la gestión diaria y proporcionando una base sólida para el crecimiento.

¿Qué es un Software de Gestión de Inventarios?

El software de gestión de inventarios es un sistema que permite a las empresas monitorear y controlar sus existencias en tiempo real. Este tipo de software automatiza procesos como la entrada y salida de productos, la actualización de niveles de inventario, y la generación de reportes detallados. Además, facilita la toma de decisiones informadas al proporcionar datos precisos sobre el estado del inventario.

Importancia del Software de Inventario en la gestión empresarial

A nivel mundial, se estima que el mercado de software de gestión de inventario crecerá a una tasa anual compuesta (CAGR) del 8.3% entre 2022 y 2028, alcanzando un valor de $5.2 mil millones en 2028. Esta expansión refleja la creciente demanda de herramientas tecnológicas que permitan a las empresas manejar inventarios complejos y adaptarse a cambios rápidos en la demanda del mercado. La adopción de este software resulta fundamental para mantener la competitividad en un entorno globalizado y cada vez más interconectado.

En Latinoamérica, la digitalización de las empresas ha ganado impulso, con un enfoque particular en la optimización de la cadena de suministro y la gestión de inventarios. Un informe de la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) señala que las empresas que han adoptado software de inventario en la región han visto una reducción del 25% en costos operativos y un incremento del 20% en la precisión del inventario. Esta tecnología es clave para mejorar la competitividad de las empresas en un mercado regional caracterizado por la variabilidad en la demanda y las complejidades logísticas.

En Perú, el uso de software de inventario está en ascenso, especialmente entre las pequeñas y medianas empresas. Según un informe de Deloitte Supply Chain, el software de inventario ayuda a reducir los inventarios obsoletos en un 30% en empresas medianas.  Este software es esencial para que las empresas peruanas puedan competir tanto en el mercado local como en el internacional, optimizando sus procesos y mejorando su capacidad de adaptación a las fluctuaciones del mercado.

Control de Inventario y el Kardex Valorizado según la Normativa Peruana

Para una empresa en Perú, la gestión de inventarios va más allá de contar unidades. Es un requisito tributario. Un software especializado debe ser un experto en la normativa local.

Ofisis ERP está diseñado para garantizar el cumplimiento con las exigencias de las entidades regulatorias:

• Kardex Valorizado Automático: Nuestra solución genera el sistema para kardex en tiempo real, valuando las existencias según los métodos permitidos (PEPS, Promedio, etc.) y asegurando la coherencia entre el inventario físico y el contable.
• Cumplimiento Tributario: La información del kardex se integra de forma nativa con el módulo de Contabilidad, facilitando la correcta declaración de costos y la presentación de los libros electrónicos.
• Trazabilidad Completa: Ofrece un seguimiento detallado de cada producto por lote o serie, desde su compra hasta su venta, un factor clave para empresas de distribución y manufactura.

Tipos de Software de Inventario

La elección del software adecuado depende de las necesidades específicas de cada empresa. Existen diferentes tipos de software de inventario, cada uno con características y beneficios particulares.

Software de Inventario gratis vs. Software de pago

Existen opciones tanto gratuitas como de pago para la gestión de inventarios. Las soluciones gratuitas son ideales para pequeñas empresas con presupuestos limitados, pero suelen tener funcionalidades básicas. Por otro lado, los software de pago ofrecen características avanzadas, como integración con otros sistemas empresariales, análisis de datos y soporte técnico especializado.

Software de Inventario Open Source

El software de inventario de código abierto permite a las empresas personalizar las funcionalidades según sus necesidades. Este tipo de software es altamente flexible y puede ser una excelente opción para empresas que cuentan con un equipo de TI capaz de gestionar y adaptar la herramienta a medida.

Software de Inventario para Pymes

Para las medianas empresas, es primordial elegir un software que sea escalable y fácil de usar. Muchas Pymes en Perú han optado por soluciones específicas que les permiten crecer sin tener que cambiar de sistema a medida que aumenta su volumen de operaciones.

Funciones y beneficios del Software de Inventario

El Software de Inventario no solo facilita la gestión de existencias, sino que también ofrece una serie de beneficios que impactan positivamente en la operación general de la empresa.

Automatización de procesos de inventario

Una de las mayores ventajas del software de inventario es la automatización de procesos, lo que reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo manual necesarios para gestionar el inventario. Esto incluye desde la actualización automática de niveles de stock hasta la generación de órdenes de compra cuando los niveles de inventario son bajos. El sistema ERP nos ayuda a tener un buen crecimiento a largo plazo. 

“El sistema ERP de Ofisis nos ha ayudado a ordenar nuestros procesos actuales, haciendo que todas las áreas trabajen de manera integrada. Así mismo, el sistema nos ha ayudado a organizar nuestra proyección en el futuro”. Pedro Tocornal, Country Manager filial Perú en Megacentro.

Mejora en la precisión y eficiencia

El uso de software de inventario ha permitido a muchas empresas mejorar la precisión en la gestión de sus existencias, reduciendo los errores comunes en el manejo manual. Como resultado, estas empresas han visto una mejora en la eficiencia operativa y una reducción en los costos asociados.

     “Con el módulo de alisto y despacho en Nutricare ha tenido beneficios para administrar los tiempos de entrega, enviar los pedidos con más exactitud, poder tener mejor la gestión de los pedidos y las facturaciones que se están haciendo”. Kevin Fallas, Coordinador de IT en Nutricare – Costa Rica. 

Caso de Éxito: Optimización de Stock en una Distribuidora Peruana

La mejor manera de demostrar el valor del software es con un caso de éxito local.

«Cómo una Empresa de Distribución en Lima Redujo sus Pérdidas por Obsolescencia en un 30% con Ofisis» Una importante distribuidora de productos de consumo masivo perdía dinero cada trimestre por productos vencidos o de baja rotación en su almacén. Su control en hojas de cálculo era impreciso. Solución: Implementaron el módulo de Inventarios de Ofisis ERP, que les permitió tener una visibilidad completa de la rotación de cada producto y configurar alertas de stock. Resultado: En el primer año, redujeron las pérdidas por obsolescencia en un 30% y mejoraron la precisión de su inventario al 99%, optimizando el capital de trabajo.

¿Cuál es el mejor Sistema de Control de Inventarios?

La selección del mejor software de inventario depende de múltiples factores, incluyendo el tamaño de la empresa, el presupuesto disponible y las necesidades específicas de gestión de inventarios. No existe una solución única para todos, por lo que es fundamental que cada empresa evalúe sus necesidades particulares antes de tomar una decisión.

Factores a considerar en la selección de un Software de Inventario

Al seleccionar un software de inventario, es importante tener en cuenta varios aspectos clave que influyen en su eficacia y adecuación a las necesidades de la empresa:

• Escalabilidad: Asegúrate de que el software pueda crecer con tu empresa, adaptándose a mayores volúmenes de inventario y operaciones más complejas.
•  Facilidad de uso: Opta por un software intuitivo que permita a los usuarios adoptarlo sin dificultades y con un mínimo de formación.
•  Integración con otros sistemas: Verifica que el software pueda integrarse con otros sistemas empresariales como ERP y CRM, para una gestión unificada y eficiente.
• Soporte técnico: Evalúa el nivel de soporte técnico ofrecido por el proveedor, incluyendo disponibilidad, tiempos de respuesta y calidad del servicio.

Evaluación de proveedores y soluciones de Software

Una investigación y comparación exhaustiva de proveedores y soluciones es necesaria para encontrar el software de inventario más adecuado. A continuación, algunos pasos clave en este proceso:

• Comparación de proveedores: Investiga diferentes proveedores, revisa sus ofertas y compara sus funcionalidades, precios y condiciones.
• Casos de éxito y testimonios: Revisa casos de éxito y testimonios de otros usuarios para obtener una perspectiva real sobre el desempeño del software en situaciones similares a las de tu empresa. Conoce casos de éxito AQUÍ
• Reputación del proveedor: Considera la experiencia y reputación del proveedor en el mercado, asegurándote de elegir una solución confiable y bien respaldada.

Preparación para la transición e implementación

La transición a un nuevo software de inventario requiere una planificación cuidadosa para asegurar una implementación exitosa. Aquí algunos puntos clave a considerar:

• Formación del personal: Asegúrate de que todo el personal involucrado reciba la formación necesaria para manejar el nuevo sistema de manera efectiva.
• Adaptación de procesos internos: Revisa y ajusta los flujos de trabajo existentes para alinearlos con las capacidades del nuevo software.
• Planificación de la transición: Establece un plan de transición que minimice la interrupción de las operaciones, asegurando que el cambio se realice de manera fluida y eficiente.

Métodos de inventario y su aplicación

Los métodos de inventario son primordiales para la gestión eficiente de las existencias y deben ser compatibles con el software de inventario seleccionado. La elección del método adecuado influye en la precisión de la gestión de inventarios, la rotación de productos y la optimización de recursos.

¿Qué es el ABC de Inventarios?

El método ABC de inventarios clasifica los productos en tres categorías (A, B y C) según su valor y volumen de movimiento. Esta clasificación permite a las empresas priorizar y enfocar sus esfuerzos de gestión en los productos más críticos:

• Categoría A: Productos de alto valor, pero bajo volumen de movimiento. Requieren un control más estricto y frecuente.
•  Categoría B: Productos de valor moderado y volumen medio de movimiento. Necesitan una gestión equilibrada.
• Categoría C: Productos de bajo valor, pero alto volumen de movimiento. Pueden gestionarse con controles menos rigurosos.

¿Qué es el FIFO?

El método FIFO (First In, First Out) es uno de los más utilizados en la gestión de inventarios. Este método asegura que los productos más antiguos se vendan primero, reduciendo el riesgo de obsolescencia y asegurando la rotación adecuada de inventario:

• Reducción de obsolescencia: Garantiza que los productos más antiguos se muevan primero, lo que es esencial para productos perecederos o con fecha de caducidad.
• Relevancia en sectores específicos: Es especialmente útil en industrias como la alimentaria o farmacéutica, donde la frescura del producto es fundamental.
• Compatibilidad con software: Los sistemas modernos de inventario suelen tener funciones integradas para manejar el método FIFO de manera automática.

Otros métodos de inventario y su importancia

Existen otros métodos de inventario que son importantes según el tipo de negocio y sector. Conocer estos métodos permite a las empresas elegir la estrategia más adecuada para su gestión de inventarios:

• LIFO (Last In, First Out): Utilizado principalmente en sectores donde los precios de los productos tienden a subir. Este método asume que los productos más recientes en el inventario se venden primero, lo que puede ser ventajoso en contextos de inflación.
• Inventario perpetuo: Este método mantiene un registro continuo de las existencias y actualiza automáticamente los niveles de inventario con cada transacción. Es ideal para empresas que requieren un monitoreo constante y preciso del inventario.
• Método de inventario periódico: Actualiza los registros de inventario en intervalos regulares, generalmente al final de un período contable. Es más adecuado para pequeñas empresas con menos transacciones.

Cada método de inventario tiene su aplicación específica y debe ser elegido en función de las características del negocio y el sector en el que opera. La correcta implementación de estos métodos, junto con un software de inventario adecuado, es esencial para la gestión eficiente y estratégica de las existencias.

Tendencias futuras en Software de Inventario

La tecnología en el ámbito de la gestión de inventarios sigue evolucionando, ofreciendo nuevas oportunidades para mejorar la eficiencia y la precisión. Estas tendencias están impulsando a las empresas a adoptar soluciones más avanzadas que optimicen sus operaciones y les permitan mantenerse competitivas en un entorno empresarial dinámico.

Innovaciones tecnológicas en Software de Inventario

La adopción de nuevas tecnologías está revolucionando la gestión de inventarios, permitiendo a las empresas optimizar sus procesos y responder más rápidamente a las demandas del mercado:

• Internet de las Cosas (IoT): Sensores y dispositivos conectados permiten un monitoreo en tiempo real de las existencias, ofreciendo datos precisos sobre niveles de inventario, ubicación y condiciones de almacenamiento. Esto facilita una gestión más proactiva y reduce el riesgo de errores.
• Automatización avanzada: Los sistemas automatizados, como robots y drones, están comenzando a manejar tareas repetitivas de inventario, como la reposición de productos y la realización de conteos. Esto no solo reduce el tiempo necesario para estas actividades, sino que también minimiza el riesgo de errores humanos.
• Integración con la cadena de suministro: La tecnología está permitiendo una mayor integración entre los sistemas de inventario y otros componentes de la cadena de suministro, mejorando la visibilidad y la coordinación a lo largo de todo el proceso.

El Papel de la Inteligencia Artificial y la Automatización

La inteligencia artificial (IA) y la automatización están desempeñando un papel cada vez más importante en la gestión de inventarios, brindando herramientas para la toma de decisiones más rápidas y precisas:

• Predicción de la demanda: Los algoritmos de IA pueden analizar grandes volúmenes de datos históricos y actuales para prever tendencias de demanda, lo que permite a las empresas ajustar sus niveles de inventario de manera más eficiente y evitar tanto el exceso como la falta de stock.
• Optimización de inventarios: La IA también ayuda a optimizar los niveles de inventario, identificando patrones y sugerencias sobre cuándo reordenar productos, lo que reduce costos y mejora la disponibilidad de productos.
• Toma de decisiones automatizada: Los sistemas de IA pueden automatizar decisiones críticas, como la selección de proveedores o la asignación de productos a diferentes canales de distribución, lo que agiliza los procesos y mejora la precisión operativa.
• Análisis predictivo y prescriptivo: Estas tecnologías no solo analizan lo que podría suceder en el futuro, sino que también sugieren acciones específicas que las empresas deben tomar para optimizar sus operaciones de inventario.

Las tendencias futuras en software de inventario están definiendo un nuevo estándar en la gestión empresarial. La integración de IoT, automatización avanzada e inteligencia artificial no solo mejora la eficiencia y precisión, sino que también permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, asegurando su competitividad a largo plazo.

El software de inventario es, por tanto, una herramienta clave para mejorar la eficiencia operativa y reducir errores en la gestión de existencias. Con la amplia variedad de opciones disponibles en el mercado, es fundamental evaluar cuidadosamente las necesidades de tu empresa y seleccionar la solución que mejor se adapte a ellas. A medida que la tecnología avanza, el futuro del software de inventario promete ser aún más innovador, ofreciendo nuevas oportunidades para optimizar la gestión empresarial.

Preguntas Frecuentes sobre software de inventario

¿Qué es el kardex valorizado y por qué es importante en Perú? 

El kardex valorizado es un registro auxiliar obligatorio que controla las entradas y salidas de las existencias, no solo en unidades físicas sino también en valores monetarios. Es un requisito clave para el correcto cálculo del costo de ventas y para fines tributarios.

¿Un software de inventario se integra con el área de compras y contabilidad? 

Sí. Un software de inventario robusto como el módulo de Ofisis ERP se integra de forma nativa con los módulos de Compras y Contabilidad, asegurando que una orden de compra actualice el inventario y genere la cuenta por pagar automáticamente.

¿Este tipo de software es solo para empresas grandes? 

No. Existen soluciones escalables, especialmente en la nube, que son ideales para pymes peruanas. Permiten empezar con funcionalidades básicas y añadir más a medida que el negocio crece.

¿Cómo ayuda un software a evitar el quiebre de stock? 

A través de la configuración de «puntos de reorden» o stocks mínimos. Cuando el inventario de un producto llega a ese nivel, el sistema genera automáticamente una alerta o una solicitud de compra, asegurando el reabastecimiento a tiempo.

Con el Sistema de punto de venta e inventario de Ofisis ERP podrás integrar el proceso comercial de tu negocio en un mismo software. Automatiza las compras, ventas, inventarios, facturación y la gestión de clientes con información actualizada para tomar decisiones adecuadas y aumentar la rentabilidad de tu compañía. Hazlo con la tranquilidad de estar cumpliendo con los requerimientos fiscales de tu país. ¡Contáctanos!