Nuevos cambios de la facturación electrónica 4.4 en Costa Rica que tu empresa debe saber

Costa Rica se encuentra en plena transición hacia la factura electrónica versión 4.4, una evolución normativa clave que obliga a todos los contribuyentes a adaptarse para cumplir con las nuevas reglas fiscales digitales. 

Originalmente programada para entrar en vigencia el 1° de junio de 2025, la puesta en marcha obligatoria se pospuso hasta el 1° de septiembre de 2025, lo que le dio a las empresas casi nueve meses de convivencia entre las versiones 4.3 y 4.4.

Durante ese periodo, muchas empresas aprovecharon para experimentar con ambas versiones, validando sus sistemas frente a los más de 140 cambios técnicos obligatorios incluidos en la nueva estructura XML.

¿Cómo ha sido el calendario y cuándo entra en vigencia la facturación electrónica 4.4?

El proceso de adaptación para la nueva facturación electrónica 4.4 inició desde el 2024, dando a más de 450.000 contribuyentes la oportunidad para adaptarse sin apresuramientos. Este ha sido su calendario:

• 1° de diciembre de 2024: Publicada la resolución técnica (DGT‑RES‑0027‑2024), con 146 cambios al esquema XML 
• 1° de abril de 2025: Inicio de transición; versiones 4.3 y 4.4 convivirán 
• 1° de septiembre de 2025: Fecha obligatoria oficial. A partir de entonces solo se aceptará la versión 4.4.

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¿Quiénes están exentos de facturar electrónicamente?

Algunos sectores quedan fuera de la obligación de emitir factura electrónica aunque operen en Costa Rica. Eston son:

• Entidades del sector público sin actividades gravadas: municipalidades, CCSS, universidades estatales, Poder Judicial, etc.
• Organizaciones sin fines lucrativos, fundaciones sociales, colegios profesionales, cooperativas y asociaciones solidaristas que no realicen ventas gravadas.

Estos grupos no tienen que cumplir con los esquemas de facturación electrónica si sus operaciones no están sujetas a IVA.

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¿Cuáles son los cambios de la facturación electrónica 4.4 en Costa Rica?

Entre las transformaciones más importantes está la incorporación del Recibo Electrónico de Pago (REP), un nuevo comprobante que ahora debe emitirse obligatoriamente para ventas a crédito con IVA diferido y facturas hacia entidades públicas. Esto permite reportar el impuesto al recibir el dinero, en lugar de en el momento de emitir la factura.

Otro cambio sensible es el catálogo de medios de pago, que ahora incluye dos nuevos códigos: SINPE Móvil y plataformas digitales como PayPal. Hacienda busca así una trazabilidad más precisa de las transacciones electrónicas.

También se vuelve obligatorio detallar cada producto dentro de los combos o paquetes ofrecidos. Si antes se podía agrupar varios ítems en una sola línea de factura, ahora cada componente debe estar identificado individualmente con su código del catálogo CABYS 2025. Esto facilita la fiscalización de promociones y ofertas de surtidos.

En cuanto a los descuentos, la versión 4.4 introduce once códigos específicos que los clasifican según su naturaleza: por volumen, estacional, comercial, bonificación, regalía, entre otros. Ya no basta con un porcentaje o monto, ahora hay que especificar con mayor exactitud qué tipo de rebaja se aplica.

Identificaciones, exoneraciones y actividad económica: más control fiscal

La estructura también amplía los tipos de identificación permitidos en los comprobantes electrónicos. Además de las clásicas cédulas físicas o jurídicas, ahora se reconocen categorías como “extranjero no domiciliado” y “no contribuyente”, tanto para emisores como receptores.

Por primera vez, también se deberá incluir el código de actividad económica del receptor. Esta información le permitirá a Hacienda cruzar datos para entender qué sectores económicos están involucrados en cada transacción.

También se suman campos para justificar exoneraciones y regímenes especiales. La factura debe especificar la institución que otorga la exoneración, el porcentaje aplicable y el artículo legal que la respalda. Además, ahora es posible vincular hasta cuatro correos electrónicos al receptor o emisor del comprobante.

Factura electrónica de compra: más obligaciones con servicios del exterior

Un cambio relevante es la ampliación del uso de la factura electrónica de compra. Si una empresa costarricense contrata servicios o adquiere bienes intangibles de proveedores extranjeros, ahora deberá emitir este tipo de factura para reportar el gasto y autoliquidar el IVA correspondiente. Este requisito no aplica para bienes tangibles que pasan por aduanas.

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Recomendaciones para empresas sobre la facturación electrónica 4.4

A continuación, te damos una serie de recomendaciones que debes tener en cuenta para evitar inconvenientes:

• Actualiza tu software de facturación: verifica que cumpla con los 146 cambios del XML versión 4.4. Si usabas el facturador gratuito y ya no aplicas, migra a una solución certificada por Hacienda.
• Realiza pruebas piloto: durante la transición (abril–agosto 2025), prueba emitir documentos en ambas versiones y verifica compatibilidad de sistemas contables.
• Capacita a tu equipo contable y administrativo: asegúrate de que conozcan los nuevos campos (métodos de pago, actividad económica, códigos de descuento, etc.) y usen los nuevos comprobantes (REP, facturas de compra).
• Integra facturación y contabilidad: aprovecha que el nuevo XML trae información más detallada, como datos de IVA diferido y actividad económica, para automatizar reportes y declaración fiscal.
• Revisa casos especiales: si adquieres servicios desde el exterior, emites facturas exentas, o estás bajo un régimen especial (zona franca, ONG, etc.), asegúrate de completar los campos de exoneración requeridos.
• Planifica con anticipación: la fecha límite es el 1° de septiembre de 2025, y desde esa fecha Hacienda solo aceptará la versión 4.4.

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Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica 4.4 en Costa Rica

¿Qué es la factura electrónica 4.4?

La factura electrónica 4.4 es la nueva versión del comprobante electrónico exigido por el Ministerio de Hacienda en Costa Rica. Reemplaza a la versión 4.3 y contiene más de 140 cambios técnicos, incluyendo nuevos comprobantes como el Recibo Electrónico de Pago, nuevos métodos de pago, códigos de descuento, campos obligatorios y ajustes en el XML.

¿Cuándo entra en vigencia la factura electrónica 4.4 en Costa Rica?

La versión 4.4 será obligatoria a partir del 1° de septiembre de 2025. Desde esa fecha, los sistemas de facturación deben estar completamente actualizados para cumplir con los nuevos requisitos técnicos establecidos por la Dirección General de Tributación.

¿Quiénes están obligados a emitir la factura 4.4?

Todos los contribuyentes que actualmente están obligados a emitir comprobantes electrónicos deben migrar a la versión 4.4. Esto incluye personas físicas con actividad lucrativa, empresas, profesionales independientes y sociedades. Están exentos únicamente quienes no realicen actividades gravadas, como algunas entidades públicas y organizaciones sin fines de lucro.

¿Qué es el Recibo Electrónico de Pago (REP) y cuándo se utiliza?

El REP es un nuevo tipo de comprobante obligatorio cuando se factura a crédito y se difiere el pago del IVA. También se utiliza para ventas a instituciones públicas. Se emite una vez que se recibe el dinero y permite reportar el IVA en ese momento, no al emitir la factura original.

¿Qué pasa si una empresa no actualiza su sistema a la versión 4.4?

No actualizarse puede generar sanciones según el Código Tributario, que incluyen multas económicas elevadas, suspensión del sistema de facturación electrónica, e incluso bloqueo de la autorización para emitir comprobantes. También se arriesga a errores en la declaración del IVA.

¿La versión 4.4 afecta solo la factura o también otros comprobantes electrónicos?

Afecta todos los comprobantes electrónicos: facturas, notas de crédito, notas de débito, facturas de compra y el nuevo REP. Todos deben cumplir con la nueva estructura XML 4.4 para ser aceptados por Hacienda.

¿Se puede seguir usando el facturador gratuito de Hacienda con la versión 4.4?

No en todos los casos. Hacienda anunció que el facturador gratuito dejará de estar disponible para algunos tipos de contribuyentes. Es recomendable migrar a un sistema de facturación electrónica especializado y compatible con la versión 4.4.

¿Cómo deben prepararse las empresas para la facturación electrónica 4.4?

Las empresas deben:

• Validar si su proveedor de software ya implementó la versión 4.4.
• Capacitar al personal administrativo y contable.
• Hacer pruebas con los nuevos comprobantes.
• Revisar procesos internos, sobre todo si trabajan con ventas a crédito, compras internacionales o combos.
• Integrar su sistema de facturación con la contabilidad y recursos humanos para asegurar coherencia.

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