¿Qué es la factura electrónica 4.4 en Costa Rica?

La Dirección General de Tributación de Costa Rica ha anunciado la actualización a la versión de la Factura Electrónica 4.4, introduciendo cambios significativos que buscan modernizar y optimizar el sistema tributario del país.

Inicialmente programada para el 1 de junio de 2025, la implementación obligatoria de esta versión ha sido pospuesta al 1 de septiembre de 2025, otorgando a los contribuyentes un plazo adicional para adaptar sus sistemas.

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Principales cambios en la Factura Electrónica 4.4

1. Inclusión del Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.)

Se introduce un nuevo comprobante denominado Recibo Electrónico de Pago (R.E.P.), obligatorio para facturar a instituciones del Estado y utilizado en transacciones a crédito. Este documento respalda las declaraciones del Impuesto al Valor Agregado (IVA), registrando el pago recibido en operaciones a crédito.

2. Nuevos tipos de identificación

Se amplían las opciones de identificación en los comprobantes electrónicos, incorporando categorías como “Extranjero no domiciliado” y “No contribuyente”. Esto facilita la facturación a una variedad más amplia de clientes y situaciones fiscales.

3. Ampliación de condiciones de venta y medios de pago

Además de las condiciones de venta tradicionales como crédito y contado, se incorporan nuevas opciones, incluyendo el uso de SINPE Móvil como medio de pago. Esto refleja la evolución en las formas de transacción utilizadas en el mercado costarricense.

4. Ajustes en la Descripción de Campos

Uno de los cambios más importantes es la actualización en la descripción de ciertos campos dentro del sistema de facturación. Por ejemplo, se ha mejorado la claridad en la definición de la “Clave de Seguridad”, lo que permitirá un uso más preciso y reducirá errores en la validación de facturas.

5. Inclusión de Nuevos Campos en factura electrónica 4.4

Para aumentar la trazabilidad y mejorar el control fiscal, se han agregado nuevos campos en los documentos electrónicos:

• Proveedor de Servicios Electrónicos: Un campo que identifica de manera clara a las entidades que facilitan la facturación electrónica.
• Código de Actividad Económica: Permite categorizar mejor las operaciones comerciales según el sector económico al que pertenecen. Estos nuevos campos garantizarán un mayor control sobre las facturas emitidas y su correcto registro.

6. Cambios en la estructura del XML y nuevos campos obligatorios

Se han realizado ajustes en la estructura del archivo XML de los comprobantes electrónicos, incorporando nuevos campos obligatorios. Por ejemplo, para quienes comercializan medicamentos, se requiere incluir el “Registro de medicamento” y la “Forma farmacéutica” en las facturas.

7. Creación de surtidos o combos

La nueva versión permite desglosar los productos que componen un surtido o combo en los comprobantes electrónicos, facilitando una mayor claridad en la descripción de los productos vendidos.

8. Mejoras en la Interfaz y Usabilidad

Los cambios en la versión 4.4 también incluyen mejoras en la interfaz del sistema de facturación, optimizando la experiencia del usuario. La actualización contempla ajustes en vistas y módulos, asegurando un flujo de trabajo más eficiente y reduciendo el tiempo de procesamiento de documentos.

9. Implementación y Adaptación

La transición a la versión 4.4 puede requerir cambios técnicos en las plataformas que utilizan facturación electrónica. En algunos casos, será necesario modificar XSLTs, vistas y módulos de facturación. Sin embargo, los sistemas de ERP integrados con su propia facturación, como Softland, ya han implementado estos cambios para garantizar una transición sin interrupciones.

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Fechas clave para la implementación de la factura electrónica 4.4

• 1 de abril de 2025: Inicio del período de convivencia entre las versiones 4.3 y 4.4, permitiendo a los contribuyentes adoptar la nueva versión de forma anticipada.
• 1 de septiembre de 2025: Fecha límite para que todos los contribuyentes implementen la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos. A partir de esta fecha, la versión 4.3 quedará derogada y solo podrá usarse para generar notas de crédito y débito relacionadas con comprobantes emitidos bajo dicha versión.

Recomendaciones para los contribuyentes

• Actualización de sistemas: Es esencial que las empresas actualicen sus sistemas de facturación para cumplir con los nuevos requisitos de la versión 4.4.
• Adoptar software como Softland ERP: Permite tener 100% integrado el ERP con su propio motor de factura electrónica, reduciendo errores y evitando hacer varios pasos en dos sistemas.
• Capacitación del personal: Asegurar que el equipo encargado de la facturación esté informado y capacitado sobre los cambios implementados.
• Asesoría profesional: Consultar con expertos en tributación y tecnología para garantizar una transición fluida y el cumplimiento de las normativas vigentes.

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Conclusión

La actualización a la Factura Electrónica 4.4 introduce mejoras importantes en la gestión de documentos electrónicos, asegurando mayor claridad, trazabilidad y control sobre la información. Las empresas deben prepararse para adoptar estos cambios y garantizar su cumplimiento con las nuevas normativas. Con soluciones como Softland, la transición es sencilla, ya que la plataforma está totalmente adaptada a la nueva versión y lista para su implementación.

Mantente informado sobre futuras actualizaciones y asegúrate de que tu negocio sigue cumpliendo con las regulaciones vigentes. ¡La transformación digital continúa avanzando! Solicita más información al correo informes@softland.cr o da clic aquí para contactarnos por WhatsApp.