¿Cuál es el mejor momento para migrar a un ERP?

Probablemente las cosas van relativamente bien en tu empresa, el nivel de ventas ha estado creciendo en los últimos meses, empiezas a crecer y destacar en tu sector. Pero a la vez, careces de información de lo que ocurre en cada área clave de tu compañía, como el stock de los inventarios, cómo se está desempeñando las ventas, la cobranza o simplemente tienes la sensación de que podrías estar haciendo las cosas de una mejor forma, en menos pasos y con menor dificultad y con un mejor uso del tiempo y los recursos que tienes a tu disposición.

Tal vez ha llegado el momento de migrar a un sistema ERP.

La migración a un ERP puede ser uno de los momentos clave y más importantes a nivel operativo de una empresa en crecimiento.  Sentará los cimientos para el crecimiento que tendrá la compañía en los próximos años.

La migración a un ERP es una gran oportunidad no solo para la empresa sino para cada uno de los colaboradores de hacer una introspección, revisión global de cada proceso y cada área en la cual pueda replantearse la forma de trabajar como se viene haciendo hasta ahora y de ser necesario dar un cambio de perspectiva y evolucionar.

¿Por qué es importante migrar a un ERP?

Dejar el pasado atrás y hacer las cosas de una mejor forma, siempre dará buenos resultados. Las dificultades, limitaciones, retos y problemas que tuvimos con nuestros sistemas y herramientas anteriores, no deben ser el molde con el cual sigamos operando cuando se ha decidido realizar un cambio.

Los principales factores por los cuales una empresa debería de migrar a un sistema de gestión “ERP” se pueden comprender en los siguientes puntos:

• Poca integración entre sistemas que cubren sólo un área o un proceso de la compañía.
• Reemplazar uno o varios sistemas antiguos que ya no tienen ningún tipo de garantía ni soporte.
• La información que se maneja en las bases de datos actuales es antigua e inconsistente.
• La plataforma en la cual se encuentra alojada la información es muy insegura y podría generar filtrado de información confidencial sobre nuestros clientes.
• Generación de nuevas compañías en la corporación o fusiones importantes entre empresas del mismo grupo.
• Crecimiento desordenado de la compañía y pérdida de control de las operaciones.
• Incremento en el tiempo que toma llegar a una decisión o tomar decisiones que no estén basadas en información reciente y real.

Para realizar una migración de manera adecuada, no sólo es importante estar listos para hacer el cambio, es igual de importante seleccionar un buen ERP a la altura de nuestras necesidades y seleccionar a un buen proveedor como socio de la solución.

Etapas de una migración

Se recomienda a toda aquella compañía que está en la búsqueda de un cambio de sistema que defina bien sus procesos internos y trate de involucrarse en las fases que su proveedor le plantee según la metodología de trabajo que maneje.

En base a las buenas prácticas que Ofisis, marca de Grupo Softland con más de 40 años de experiencia, se sugiere alinearse a las siguientes etapas:

1. Planificación:
   • Definición de objetivos
   • Definición del equipo de trabajo y usuarios clave
   • Depuración de la información a migrar
2. Análisis:
   • Revisión de las bases de datos y sistemas actuales
   • Revisión de procesos actuales
   • Análisis de la calidad de la información depurada
3. Fase de Implementación
   • Cargar la información depurada y revisada
   • Realizar las pruebas correspondientes en un ambiente de pruebas controlado.
   • Verificar que el equipo de trabajo esté bien capacitado.
4. Migración
   • Cargar la información depurada y aprobada por todas las áreas de la empresa.
   • Realizar pruebas en producción.
   • Involucrar al proveedor del ERP para que brinde soporte sobre cualquier inconveniente.
5. Puesta en marcha.
   • Definir la fecha de puesta en producción.
   • Mantener un margen de tiempo en el cual seguirá una fase de pruebas sobre el ambiente de producción o trabajo.
   • Asesoría y retroalimentación de las áreas involucradas.

Metodología de una migración a un ERP

Existen infinidad de metodologías ágiles aplicables a un proyecto de implementación y migración de datos hacia un sistema de gestión tipo ERP.

En Ofisis, marca de Grupo softland utilizamos la metodología implementada y probada que se basa en Unidades de Valor (UVA), la cual prioriza las áreas de implementación de acuerdo con el giro de la empresa y permite a la compañía poder poner en producción módulos o áreas de trabajo por separado asegurando que cada proceso de la empresa funcione en paralelo hasta llegar a la culminación de la implementación.

Ventajas de migrar a un sistema integrado ERP

El cambio y migración a un sistema ERP representa un cambio total y positivo para el plan estratégico de la empresa y tiene como objetivo principal la mejora continua de los procesos internos de la organización, así como elevar la calidad de los datos que generan la información que se desprende de dichos datos y el conocimiento que obtenemos con dicha información.

Los beneficios de la migración de una empresa a un ERP integrado pueden resumirse en los siguientes puntos:

• Homologación e integración de todas las fuentes de datos de la empresa en un mismo software.
• Adecuada y acertada detección de errores y de duplicidad de trabajo que puedan afectar los resultados y los beneficios que ofrece la empresa.
• Acceso en tiempo real a la información de la empresa sobre todos los procesos que impactan directa e indirectamente al desempeño de esta en el mercado.
• Aumento de la rentabilidad de la compañía de cara a la automatización de procesos y disminución de duplicidad en el trabajo.
• Adopción de buenas prácticas en cada área de la organización.
• Mejor control y eficiencia de forma transversal en todo momento.
• Mejor proceso de toma de decisiones basada en datos reales y oportunos

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