¿Qué es la automatización de procesos y por qué implementarla en tu empresa?

La competitividad de los mercados ha generado que las empresas tengan la necesidad de actualizarse frecuentemente, buscando ser más eficientes, reduciendo sus errores y liberando tiempo para crear estrategias prácticas. La automatización de procesos es una herramienta esencial para estos objetivos, pero, ¿qué es la automatización de procesos y cómo implementarla en una empresa? Aquí te lo contamos.

La eficiencia a nivel operativo ha pasado de ser una ventaja a convertirse en una necesidad, por lo que es importante promover acciones estratégicas  y de análisis para identificar aquellos cuellos de botella y mejorarlos. De esta manera podrás obtener un mayor rendimiento en cada parte de la cadena de valor de tu empresa.

¿Qué es la automatización de procesos?

Es frecuente encontrar procesos y tareas repetitivas dentro de las empresas que suelen ocupar mucho tiempo operativo a los empleados, si bien hay tareas que requieren un criterio humano, muchas de estas son procesos que podrían ejecutarse mediante la tecnología.

La automatización de procesos empresariales (BPA, por sus siglas en inglés) busca utilizar la tecnología para realizar estas tareas que pueden ser repetitivas y que no requieren un mayor razonamiento humano. Incluso, en muchos casos, pueden mejorar la precisión, la productividad y la velocidad en la que se realizan.

Las tareas que pueden automatizarse van desde la gestión de inventarios, la atención a clientes (bots), procesos de recursos humanos y mucho más. El objetivo de la automatización de procesos no es el de reemplazar el trabajo humano, sino el de permitir a los empleados enfocarse en otras tareas que requieren un mayor discernimiento.

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¿Qué tipos de automatizaciones de procesos existen?

De acuerdo con la necesidad, la complejidad y el tipo de producto o servicio que se maneje, se pueden ejecutar distintos tipos de automatizaciones. Por ejemplo:

Automatización robótica de procesos (RPA)

Se utilizan robots, o más conocidos como bots, para ejecutar tareas humanas en sistemas digitales, como ingreso de datos, enviar correo, generar reportes e informes, etc.

Gestión de procesos de negocio (BPM)

Dedicado a modelar, analizar y optimizar procesos empresariales de principio a final, integrando los sistemas, datos y personas alrededor del flujo de trabajo.

Automatización con inteligencia artificial (IA)

Es una herramienta utilizada como un asistente virtual o de recomendación que nos permite analizar patrones, comportamiento de usuarios y predicción de resultados. En la actualidad sus funciones son muy variadas aportando desde la creatividad hasta la operatividad. Por ejemplo, Softland cuenta con Softland Pedidos IA, una herramienta para la automatización de pedidos.

Automatización integrada con sistema ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales o más conocidos como ERP, como los que ofrece Softland, permiten conectar y alinear operaciones como compras, ventas, finanzas y recursos humanos en un solo lugar. Mediante estos flujos automatizados es más sencillo y práctico acceder a nuestra información y tomar decisiones.

¿Cómo identificar los procesos para automatizar?

Es importante entender que no todos los procesos son susceptibles a la automatización. Hay procesos que no son tan regulares dentro de las empresas, por lo que siempre se recomienda identificar aquellos que sean una tarea recurrente y que se ejecutan con frecuencia.

También es importante identificar aquellos que ya cuentan con pasos definidos, una estructura  y cuentan con un orden lógico. Finalmente, aquellos procesos que suelen tener errores o inconsistencias, principalmente por el factor humano, son un gran potencial para automatizar y elevar la eficiencia.

Implementar la automatización de procesos de forma efectiva

La automatización de procesos debe hacer parte de una estrategia más amplia de transformación digital y operativa en tu organización. Por eso es importante tener una ruta de trabajo estructurada y consciente de los desafíos. Algunos pasos pueden ser:

Realiza un diagnóstico interno

Analiza cómo funcionan los procesos internos dentro de tu compañía e identifica aquellos que tienen una oportunidad de mejora.

Define unos objetivos claros

Establece las metas a las que quisieras llegar, esto puede ser el reducir costos, evitar errores, agilizar tiempos, entre otros.

Seleccione la herramienta y el tipo de automatización

Elige la mejor solución que se adapte a tus necesidades. En Softland te acompañamos y ofrecemos un servicio de consultoría para entender cuál es la mejor manera de impulsar tu negocio.

Capacita a tus equipos de trabajo

El éxito de la implementación de la automatización dependerá principalmente de las personas. Es importante capacitar a los colaboradores y que entiendan la manera en que se ejecutarán los procesos.

Monitorear, medir y mejorar continuamente

Siempre es necesario mantener una revisión de los resultados y seguir optimizando. Por lo general, en la práctica a través del tiempo es cuando se evidencian cambios y modificaciones necesarias.

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Beneficios de la automatización de procesos

Algunos de los beneficios que puede ofrecerte la automatización de procesos son:

• Reducción de errores humanos.
• Mayor tiempo para tareas de análisis, estrategia y toma de decisiones.
• Procesos más rápidos y trazables.
• Mejores tiempos en la respuesta al cliente.
• Capacidad de manejar mayor volumen de trabajo sin aumento de personal.
• Disponibilidad de datos en tiempo real para análisis y planificación.
• Sentimiento de orden y control en la cadena de valor.

Automatiza sus procesos con las soluciones de Softland

En Softland impulsamos los negocios que desean automatizar sus procesos a través de nuestras soluciones Softland ERP y nuestro software de recursos humanos. Contamos con innumerables casos de éxito a lo largo de toda América Latina y somos expertos en potenciar la gestión empresarial de nuestros clientes.