{"id":46054,"date":"2026-08-10T16:12:25","date_gmt":"2026-08-10T21:12:25","guid":{"rendered":"https:\/\/softland.com\/co\/?p=46054"},"modified":"2026-08-10T17:47:54","modified_gmt":"2026-08-10T22:47:54","slug":"nomina-electronica-colombia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/softland.com\/co\/nomina-electronica-colombia\/","title":{"rendered":"N\u00f3mina Electr\u00f3nica: Gu\u00eda Completa para Cumplir con la DIAN en Colombia"},"content":{"rendered":"\n

\u00bfQu\u00e9 es la n\u00f3mina electr\u00f3nica?<\/h2>\n\n\n\n
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La n\u00f3mina electr\u00f3nica es el documento digital que toda empresa con empleados debe presentar ante la DIAN por cada pago que realiza a su personal, tambi\u00e9n conocido como Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica.<\/strong><\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Sirve como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables derivados de una relaci\u00f3n laboral o legal y reglamentaria, incluyendo los pagos a pensionados a cargo del empleador. Sin este documento, una empresa no puede deducir esos pagos en su declaraci\u00f3n de renta ni de IVA.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfQui\u00e9n regula la n\u00f3mina electr\u00f3nica en Colombia?<\/h3>\n\n\n\n

La n\u00f3mina electr\u00f3nica est\u00e1 regulada y supervisada por la Direcci\u00f3n de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).<\/strong> Esta entidad establece las normativas, requisitos t\u00e9cnicos y procedimientos que las empresas deben seguir para implementar y usar de manera adecuada la n\u00f3mina electr\u00f3nica \u2014 incluyendo los est\u00e1ndares t\u00e9cnicos, la validaci\u00f3n de los documentos generados, y los plazos de presentaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfQui\u00e9nes est\u00e1n obligados a emitirla?<\/h3>\n\n\n\n

Todo contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios que realice pagos derivados de una relaci\u00f3n laboral o legal y reglamentaria est\u00e1 obligado a emitir la n\u00f3mina electr\u00f3nica, sin importar el tama\u00f1o de su empresa.<\/strong> Esto incluye los pagos a pensionados a cargo del empleador. La obligaci\u00f3n nace desde un solo empleado, seg\u00fan la Resoluci\u00f3n 000013 del 11 de febrero de 2021 de la DIAN, que implement\u00f3 esta funcionalidad dentro del sistema de facturaci\u00f3n electr\u00f3nica y adopt\u00f3 su anexo t\u00e9cnico.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfQui\u00e9n no est\u00e1 obligado? Quienes no paguen impuesto sobre la renta no tienen esta obligaci\u00f3n \u2014 si tu empresa no tributa renta en Colombia, no necesitas generar este documento, sin importar cu\u00e1ntos empleados tengas.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfN\u00f3mina electr\u00f3nica es lo mismo que factura electr\u00f3nica?<\/h3>\n\n\n\n

No \u2014 son documentos distintos que solo comparten la misma plataforma de transmisi\u00f3n hacia la DIAN.<\/strong> La factura electr\u00f3nica documenta una venta o transacci\u00f3n comercial entre dos partes. La n\u00f3mina electr\u00f3nica documenta espec\u00edficamente los pagos que una empresa hace a sus propios empleados \u2014salarios, deducciones, prestaciones\u2014 y funciona como soporte fiscal de esos pagos, no como una factura de venta. Ambas viven dentro del Sistema de Facturaci\u00f3n Electr\u00f3nica de la DIAN, pero cada una tiene sus propias reglas y anexo t\u00e9cnico.<\/p>\n\n\n\n

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\u00bfSigues liquidando la n\u00f3mina entre hojas de c\u00e1lculo y reprocesos?<\/p>\n

Automatiza la liquidaci\u00f3n, la n\u00f3mina electr\u00f3nica y los pagos con un software que aplica la normativa colombiana vigente. Solicita una demostraci\u00f3n con tus propios escenarios de n\u00f3mina.<\/p>\n <\/div>\n

Solicita una demo \"icono\"<\/a><\/div><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Requisitos para generar el Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

El art\u00edculo 5 del Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica<\/a> establece los campos obligatorios que debe contener. No son solo casillas que hay que llenar \u2014 cada grupo responde a un prop\u00f3sito espec\u00edfico dentro del control que ejerce la DIAN.<\/p>\n\n\n\n

Identificaci\u00f3n del documento<\/h3>\n\n\n\n

Cada Documento Soporte debe llevar un nombre estandarizado (“Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica”), un C\u00f3digo \u00danico (CUNE) que lo distingue de cualquier otro documento transmitido al sistema, una numeraci\u00f3n seriada y consecutiva propia de tu empresa, y la fecha y hora exacta de generaci\u00f3n. El CUNE es lo que le permite a la DIAN rastrear ese documento espec\u00edfico si necesita cruzarlo con una auditor\u00eda o con una nota de ajuste posterior \u2014 sin \u00e9l, no hay forma de identificar de forma \u00fanica cada pago transmitido.<\/p>\n\n\n\n

Identificaci\u00f3n de las partes<\/h3>\n\n\n\n

El documento debe incluir el nombre o raz\u00f3n social y el NIT tanto de la empresa que lo emite como del empleado que recibe el pago. Esto parece obvio, pero es justamente donde ocurren errores comunes de digitaci\u00f3n (un NIT mal escrito, un nombre que no coincide con el registrado en la DIAN) que despu\u00e9s generan que el documento se rechace o quede como “con errores” \u2014 la misma categor\u00eda que vimos en la secci\u00f3n de sanciones<\/a>, con su propia tarifa del 0,7%.<\/p>\n\n\n\n

Contenido econ\u00f3mico<\/h3>\n\n\n\n

Aqu\u00ed va el coraz\u00f3n del art\u00edculo: los valores devengados (todo lo que la empresa le paga al empleado: salario, horas extra, bonificaciones), los valores deducidos (seguridad social, retenciones, pr\u00e9stamos), y el valor total diferencial \u2014 que es simplemente la resta entre ambos. Este \u00faltimo dato es el que efectivamente sirve como soporte fiscal deducible: la DIAN no valida el salario bruto, valida ese diferencial neto.<\/p>\n\n\n\n

Validez legal<\/h3>\n\n\n\n

El documento se cierra con la firma digital del emisor (que certifica que la informaci\u00f3n no fue alterada despu\u00e9s de generarse) y con la identificaci\u00f3n del proveedor tecnol\u00f3gico \u2014 su raz\u00f3n social, NIT, y el nombre del software usado para generarlo. Este \u00faltimo punto es relevante porque, ante cualquier inconsistencia, la DIAN puede rastrear no solo a la empresa que emiti\u00f3 el documento, sino tambi\u00e9n qu\u00e9 software lo gener\u00f3.<\/p>\n\n\n\n

Si tu proveedor actual no genera autom\u00e1ticamente estos 4 grupos de informaci\u00f3n sin que tengas que completarlos manualmente, no est\u00e1 cumpliendo con lo m\u00ednimo que debe tener un software de n\u00f3mina<\/a> \u2014 vale la pena confirmarlo directamente en la demo comercial, antes de firmar,<\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo modificar o eliminar una n\u00f3mina electr\u00f3nica ya enviada?<\/h2>\n\n\n\n

A trav\u00e9s de las notas de ajuste<\/a> \u2014 un mecanismo que permite corregir o eliminar un Documento Soporte ya transmitido, sin tener que reconstruir el proceso completo desde cero.<\/strong> Aplica a errores aritm\u00e9ticos, equivocaciones en los conceptos, novedades faltantes, o personal que qued\u00f3 sin liquidar.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo se env\u00eda la nota de ajuste?<\/h3>\n\n\n\n

La nota de ajuste debe enviarse numerada consecutivamente, indicando el motivo por el cual se descarta o se modifica la n\u00f3mina electr\u00f3nica original, y queda sujeta a la aprobaci\u00f3n de la DIAN.<\/strong> Una vez que un documento es eliminado a trav\u00e9s de una nota de ajuste, su n\u00famero \u00fanico no puede volver a usarse \u2014 como tampoco el n\u00famero de la nota de ajuste misma. El siguiente documento que generes debe continuar con el n\u00famero consecutivo inmediatamente posterior al de la \u00faltima n\u00f3mina realizada, no reiniciar ni reutilizar numeraci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

En la pr\u00e1ctica, esto significa que tu software de n\u00f3mina debe llevar ese control de numeraci\u00f3n de forma autom\u00e1tica \u2014 si depende de que alguien lo lleve manualmente en una hoja aparte, es solo cuesti\u00f3n de tiempo antes de que se duplique o se salte un n\u00famero, lo cual generar\u00eda inconsistencias frente a la DIAN.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfCu\u00e1ndo debo transmitir la n\u00f3mina electr\u00f3nica?<\/h2>\n\n\n\n

Debes transmitir la n\u00f3mina electr\u00f3nica dentro de los primeros 10 d\u00edas calendario del mes siguiente, seg\u00fan el art\u00edculo 8 de la Resoluci\u00f3n 000013 de 2021<\/a> al per\u00edodo que est\u00e1s reportando. <\/strong>Esta regla se repite igual cada mes, sin excepciones por tipo de empresa ni por n\u00famero de empleados.<\/p>\n\n\n\n

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N\u00f3mina del<\/div>\n
mes X<\/div>\n <\/div>\n\n
\u2192<\/div>\n\n
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Se transmite entre<\/div>\n
d\u00eda 1 y 10 del mes X+1<\/div>\n <\/div>\n\n <\/div>\n\n
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Ejemplo 2026<\/div>\n
N\u00f3mina de mayo 2026<\/b> \u2192 se transmite entre el 1 y el 10 de junio 2026<\/b><\/div>\n <\/div>\n\n
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Ejemplo 2027<\/div>\n
N\u00f3mina de diciembre 2026<\/b> \u2192 se transmite entre el 1 y el 10 de enero 2027<\/b><\/div>\n <\/div>\n\n <\/div>\n\n
Esta regla corresponde a la normativa vigente al momento de esta publicaci\u00f3n (art\u00edculo 8 de la Resoluci\u00f3n DIAN 000013 de 2021). No contempla cambios normativos posteriores \u2014 verifica siempre la vigencia antes de aplicarla.<\/div>\n\n<\/div>\n\n\n\n

Por ejemplo: la n\u00f3mina correspondiente a mayo de 2026 debe transmitirse entre el 1 y el 10 de junio de 2026. La de diciembre de 2026, entre el 1 y el 10 de enero de 2027 \u2014 la regla funciona igual incluso cruzando de un a\u00f1o a otro.<\/p>\n\n\n\n

Es importante aclarar que son d\u00edas calendario, no d\u00edas h\u00e1biles \u2014 la norma no hace esa distinci\u00f3n, as\u00ed que un fin de semana o festivo dentro de esa ventana no extiende el plazo.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfCu\u00e1l es la sanci\u00f3n por no presentar la n\u00f3mina electr\u00f3nica?<\/h2>\n\n\n\n

El incumplimiento del Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica cae bajo el r\u00e9gimen general del art\u00edculo 651 del Estatuto Tributario<\/a> \u2014 sanci\u00f3n por no enviar informaci\u00f3n o enviarla con errores \u2014 con tarifas que van del 0,5% al 1% seg\u00fan el tipo de incumplimiento, y un tope m\u00e1ximo de 7.500 UVT.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Es importante aclarar algo antes de ver la f\u00f3rmula: muchas gu\u00edas y calculadoras en internet todav\u00eda citan un tope de 15.000 UVT \u2014 esa era la redacci\u00f3n del art\u00edculo 651 antes de que la Ley 2277 de 2022<\/a> la modificara. El tope vigente hoy es la mitad de esa cifra.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo se calcula cada tipo de sanci\u00f3n?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La sanci\u00f3n se calcula como un porcentaje sobre las sumas afectadas, no como un monto fijo: 1% sobre la informaci\u00f3n no suministrada, 0,7% sobre la informaci\u00f3n con errores, y 0,5% sobre la informaci\u00f3n entregada de forma extempor\u00e1nea.<\/strong> Cuando no es posible determinar una base (informaci\u00f3n sin cuant\u00eda), la sanci\u00f3n es de 0,5 UVT por cada dato afectado.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Por ejemplo, si tu empresa no informa $50.000.000 en pagos de n\u00f3mina, la sanci\u00f3n ser\u00eda de $500.000 (1%) \u2014 muy distinto de lo que resultar\u00eda con la f\u00f3rmula anterior a la reforma.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfPierdo la deducci\u00f3n si transmito la n\u00f3mina electr\u00f3nica tarde?<\/h3>\n\n\n\n

No necesariamente.<\/strong> La DIAN aclar\u00f3 en 2026, mediante el Concepto 010193<\/a>, que transmitir el Documento Soporte de forma extempor\u00e1nea no impide por s\u00ed solo el reconocimiento fiscal de los costos y deducciones del per\u00edodo correspondiente \u2014 incluso si el documento se genera en el per\u00edodo gravable siguiente. Eso s\u00ed, tu empresa debe poder acreditar tres cosas: que la relaci\u00f3n laboral existi\u00f3, que el pago se realiz\u00f3 efectivamente, y que se cumplieron los dem\u00e1s requisitos sustanciales para que ese costo sea deducible.<\/p>\n\n\n\n

Esto no es una licencia para transmitir tarde sin consecuencias \u2014 la sanci\u00f3n del art\u00edculo 651 sigue aplicando \u2014 pero s\u00ed es una tranquilidad real frente al miedo m\u00e1s com\u00fan: perder la deducci\u00f3n completa por un atraso.<\/p>\n\n\n\n

Beneficios de adoptar la n\u00f3mina electr\u00f3nica<\/h2>\n\n\n\n

La n\u00f3mina electr\u00f3nica reduce errores de c\u00e1lculo, ahorra tiempo administrativo, simplifica el cumplimiento fiscal y mejora la gesti\u00f3n financiera de la empresa.<\/strong><\/p>\n\n\n\n