{"id":19108,"date":"2023-12-30T20:23:45","date_gmt":"2023-12-30T23:23:45","guid":{"rendered":"https:\/\/softland.com.co\/?p=12027"},"modified":"2025-09-08T07:33:45","modified_gmt":"2025-09-08T13:33:45","slug":"que-es-software-de-nomina","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/softland.com\/co\/que-es-software-de-nomina\/","title":{"rendered":"Todo lo que debes saber sobre software de n\u00f3mina y c\u00f3mo gestionarlo de manera eficaz"},"content":{"rendered":"\n

Colombia sigue avanzando hacia la transformaci\u00f3n digital y actualmente, al igual que la facturaci\u00f3n electr\u00f3nica<\/a> y el documento soporte, el software de n\u00f3mina se suma al plan de digitalizaci\u00f3n y gesti\u00f3n de las transacciones en las empresas propuesto por la Dian.<\/p>\n\n\n\n

La Dian ha establecido qui\u00e9nes deben generar la n\u00f3mina electr\u00f3nica y los respectivos plazos. Los empleadores que contribuyen al impuesto de renta y complementarios est\u00e1n obligados a emitir el Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

En el siguiente art\u00edculo descubre qu\u00e9 es el software de n\u00f3mina<\/strong>, qui\u00e9nes est\u00e1n obligados a emitir el Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica, requisitos, plazos, sanciones y c\u00f3mo un software de nomina puede contribuir a esta gesti\u00f3n, entre otros temas.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 es un software de n\u00f3mina?<\/h2>\n\n\n\n

Un software de n\u00f3mina<\/strong> es un programa inform\u00e1tico, normalmente alojado en la nube<\/a>, que permite gestionar todo lo que tiene que ver con las n\u00f3minas de la plantilla de una empresa. Adquirir un software de este tipo, es una de las herramientas de gesti\u00f3n de recursos humanos<\/a><\/em> con mayor exactitud, en t\u00e9rminos de liquidaci\u00f3n de n\u00f3mina, ahorrar recurso humano, tiempo y fomentar la productividad a gran escala.<\/p>\n\n\n\n

Adaptaci\u00f3n a la Legislaci\u00f3n Laboral Colombiana (DIAN y UGPP)<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Una de las caracter\u00edsticas m\u00e1s cr\u00edticas de un software de n\u00f3mina en Colombia es su capacidad para cumplir con la normativa local. No se trata solo de emitir el Documento Soporte de Pago, sino de asegurar una conformidad total con entidades como la DIAN y la UGPP.<\/p>\n\n\n\n

Un software robusto debe garantizar:
– Cumplimiento con la DIAN: <\/strong>Generar y transmitir el Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica y las notas de ajuste correspondientes, cumpliendo con todos los requisitos t\u00e9cnicos y plazos establecidos en la Resoluci\u00f3n 000013 de 2021.
– Conformidad con la UGPP:<\/strong> Automatizar el c\u00e1lculo correcto de los aportes al Sistema de la Protecci\u00f3n Social (salud, pensi\u00f3n, ARL) y los parafiscales (SENA, ICBF, Cajas de Compensaci\u00f3n). Esto es vital para evitar imprecisiones que puedan generar requerimientos y sanciones por parte de la UGPP.
– Actualizaciones constantes: <\/strong>El software debe actualizarse autom\u00e1ticamente frente a cambios en la legislaci\u00f3n laboral y tributaria, asegurando que los c\u00e1lculos siempre se realicen con las tarifas y normativas vigentes.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo un software de n\u00f3mina facilita la gesti\u00f3n de la n\u00f3mina web?<\/p>\n\n\n\n

Un software de n\u00f3mina tiene como objetivo ayudar a las empresas a calcular el salario de sus empleados, deducciones, impuestos, etc. seg\u00fan su contrato y su asistencia a la empresa.<\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s, simplifica la gesti\u00f3n de la n\u00f3mina al automatizar y optimizar los procesos y mantener actualizadas a las empresas con los cambios m\u00e1s recientes en las nuevas regulaciones de ley y reajustes en cuesti\u00f3n fiscal de pagos de n\u00f3mina.<\/p>\n\n\n\n

As\u00ed mismo, evita que las organizaciones pierdan dinero, debido a sanciones econ\u00f3micas por parte de las instituciones administrativas, con multas por incumplimientos en los salarios o en las fechas establecidas.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

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\u00bfQu\u00e9 es la n\u00f3mina electr\u00f3nica y por qu\u00e9 es necesaria?<\/p>\n\n\n\n

La n\u00f3mina electr\u00f3nica es el archivo digital que presenta una empresa ante la Dian por el pago a sus empleados, conocido tambi\u00e9n como Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica.<\/p>\n\n\n\n

Por definici\u00f3n tributaria, este documento es un soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relaci\u00f3n laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.<\/p>\n\n\n\n

Su env\u00edo electr\u00f3nico se puede hacer a trav\u00e9s de un proveedor tecnol\u00f3gico autorizado de software de n\u00f3mina<\/strong> como Softland, con el fin de que se puedan deducir los costos a la hora de hacer la declaraci\u00f3n de la renta o IVA.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfQui\u00e9nes est\u00e1n obligados a emitir el Documento Soporte de Pago?<\/h2>\n\n\n\n

De acuerdo con lo establecido en la Resoluci\u00f3n 000013 del 11 de febrero de 2021 emitido por la Direcci\u00f3n de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), todo contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios, que realicen pagos por concepto de vinculaci\u00f3n laboral o legal y reglamentaria, deben emitir el Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica.<\/p>\n\n\n\n

Emisores obligatorios<\/h3>\n\n\n\n

La regulaci\u00f3n no hace referencia al tama\u00f1o de la empresa, por lo que desde un solo empleado se debe emitir este documento.<\/p>\n\n\n\n

En otras palabras, toda persona que requiera justificar los costos, gastos y deducciones debe generarlo. Sin embargo, quienes no paguen el impuesto sobre la renta no est\u00e1n obligados a emitir el Documento Soporte de N\u00f3mina Electr\u00f3nica. <\/p>\n\n\n\n

Plazos para la emisi\u00f3n de la n\u00f3mina<\/h3>\n\n\n\n

La n\u00f3mina electr\u00f3nica debe emitirse dentro de los primeros diez d\u00edas h\u00e1biles del mes siguiente a su contabilizaci\u00f3n. Cabe la pena destacar, que, las nuevas empresas tienen un plazo de 2 meses despu\u00e9s de realizar el primer pago de n\u00f3mina para habilitarse y empezar a transmitir el documento.<\/p>\n\n\n\n

Requisitos para la generaci\u00f3n del Documento Soporte de Pago <\/h2>\n\n\n\n

La generaci\u00f3n del Documento Soporte de Pago<\/strong> se debe hacer mediante un software de n\u00f3mina que cumpla con las condiciones t\u00e9cnicas se\u00f1aladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta.<\/p>\n\n\n\n

Funciona igual que la factura electr\u00f3nica, pudiendo utilizar un software propio o contratar con un proveedor tecnol\u00f3gico especializado que preste el servicio.<\/p>\n\n\n\n

– Elementos que debe contener el Documento ( La DIAN establece que el documento debe cumplir con los siguientes aspectos:<\/p>\n\n\n\n

\u00b7 Debe denominarse Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica.<\/p>\n\n\n\n

\u00b7 Debe contener los nombres y apellidos o raz\u00f3n social, junto con el NIT, del sujeto que emite el documento y del beneficiario del pago.<\/p>\n\n\n\n

\u00b7 El c\u00f3digo \u00fanico del Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica (CUNE).<\/p>\n\n\n\n

\u00b7 Numeraci\u00f3n seriada y consecutiva correspondiente a un sistema interno.<\/p>\n\n\n\n

. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado y los valores deducidos de la n\u00f3mina. \u00b7<\/p>\n\n\n\n

El valor total diferencial, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de n\u00f3mina menos el valor total deducido de n\u00f3mina.<\/p>\n\n\n\n

\u00b7 El medio de pago que puede ser en efectivo o por medio de una entidad bancaria.<\/p>\n\n\n\n

\u00b7 Fecha y hora de generaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

\u00b7 La firma digital del emisor.<\/p>\n\n\n\n

\u00b7 La raz\u00f3n social y NIT del proveedor de soluciones tecnol\u00f3gicas y la identificaci\u00f3n del software de n\u00f3mina.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

10 Puntos a Verificar Antes de Comprar un Software de N\u00f3mina<\/strong>:

1.<\/strong> Certificaci\u00f3n DIAN: \u00bfEl proveedor est\u00e1 autorizado por la DIAN?
2.<\/strong> Operaci\u00f3n en la Nube: \u00bfPermite acceso seguro desde cualquier lugar?
3.<\/strong> Cumplimiento UGPP: \u00bfAutomatiza el c\u00e1lculo de aportes y parafiscales?
4.<\/strong> Actualizaciones Legales: \u00bfEl software se actualiza autom\u00e1ticamente con los cambios normativos?
5.<\/strong> Soporte T\u00e9cnico Local: \u00bfOfrece soporte especializado en Colombia?
6.<\/strong> Escalabilidad: \u00bfLa soluci\u00f3n puede crecer con su empresa?
7. <\/strong>ntegraci\u00f3n: \u00bfSe puede integrar con su software contable o ERP?
8.<\/strong> Usabilidad: \u00bfLa interfaz es intuitiva para su equipo?
9. <\/strong>Seguridad: \u00bfGarantiza la confidencialidad de los datos?
10.<\/strong> Portal del Empleado: \u00bfOfrece autogesti\u00f3n para los empleados?<\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo modificar el Documento? <\/h2>\n\n\n\n

En caso de que el documento enviado requiera alguna modificaci\u00f3n, la DIAN establece dentro de la resoluci\u00f3n 000013 que est\u00e1 permitido eliminar o hacer cambios a trav\u00e9s de las notas de ajustes.<\/p>\n\n\n\n

Casos en los que es necesario modificar la n\u00f3mina electr\u00f3nica<\/h3>\n\n\n\n

Las modificaciones o eliminaciones pueden deberse a un error aritm\u00e9tico, equivocaciones en conceptos, falta de novedades o falta de personal por liquidar la n\u00f3mina.<\/p>\n\n\n\n

Proceso de modificaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n

Igualmente, las notas de ajuste deben ir numeradas consecutivamente y deben enviarse para aprobaci\u00f3n de la DIAN con los motivos por los cuales se descarta o se cambia una n\u00f3mina electr\u00f3nica.<\/p>\n\n\n\n

Una vez sea eliminada, su n\u00famero \u00fanico no puede volver a usarse, as\u00ed como el de la nota de ajuste. Se empieza con el n\u00famero siguiente al de la \u00faltima n\u00f3mina realizada.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

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Sanciones por no presentar la n\u00f3mina electr\u00f3nica<\/h2>\n\n\n\n

Aunque ya hayan culminado las fechas de implementaci\u00f3n para todos los obligados, si a\u00fan no la transmites, lo mejor es hacerlo lo antes posible y evitar inconvenientes con la DIAN.<\/p>\n\n\n\n

Multas por no reportar la n\u00f3mina <\/h3>\n\n\n\n

Estas son las multas en caso de no realizar la transmisi\u00f3n del Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica:<\/p>\n\n\n\n

\u00b7 Un 5% del total de la n\u00f3mina por no reportar la informaci\u00f3n requerida.<\/p>\n\n\n\n

\u00b7 Un 4% del total de la n\u00f3mina si se suministra informaci\u00f3n err\u00f3nea.<\/p>\n\n\n\n

\u00b7 Un 3% si se transmite la informaci\u00f3n fuera de la fecha establecida.<\/p>\n\n\n\n

Con Softland Go<\/strong> puedes gestionar de manera integral la n\u00f3mina electr\u00f3nica dentro de las fechas estipuladas con el fin de evitar sanciones, cumpliendo con los requisitos exigidos y as\u00ed evitar el env\u00edo de informaci\u00f3n err\u00f3nea.<\/p>\n\n\n\n

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